Las mejores salas de datos virtuales para fusiones y adquisiciones

A medida que avanzamos en 2024, el mercado de fusiones y adquisiciones presenta tanto oportunidades como retos. En particular, el índice de confianza en fusiones y adquisiciones de BCG refleja unas perspectivas mixtas para la actividad de negociación durante el resto del año, tras un primer semestre moderadamente activo. Aunque el valor global de las operaciones de fusiones y adquisiciones en los seis primeros meses de 2024 superó las cifras del año pasado, sigue estando por debajo de la media de los últimos diez años.

En este entorno cambiante, contar con las herramientas adecuadas, como las salas de datos virtuales para fusiones y adquisiciones, es fundamental para el éxito de las operaciones y la toma de decisiones informadas. En esta guía se analiza cómo las salas de datos pueden ser un activo clave en el proceso actual de fusiones y adquisiciones, explorando los siguientes puntos:

• ¿Qué es una sala de datos para fusiones y adquisiciones?
• ¿Cuál es la utilidad de las salas de datos virtuales en las distintas fases de las fusiones y adquisiciones?
• ¿Cuáles son las ventajas de utilizar salas de datos virtuales para fusiones y adquisiciones?
• ¿Cuáles son las funcionalidades y los criterios de selección de las mejores salas de datos para fusiones y adquisiciones?
• ¿Cómo preparar una sala de datos para operaciones de fusiones y adquisiciones?
• ¿Cuáles son los problemas de gestión de las salas de datos para fusiones y adquisiciones y cómo solucionarlos?
• ¿Qué debe incluirse en las salas de datos para fusiones y adquisiciones?

Descubra todo lo que necesita saber sobre la solución y conviértala en la clave para el éxito de sus operaciones.

Las mejores salas de datos para fusiones y adquisiciones

¿Qué es una sala de datos para fusiones y adquisiciones?

Una sala de datos virtual para fusiones y adquisiciones es un repositorio en línea seguro para almacenar documentos confidenciales y compartir archivos durante fusiones y adquisiciones. La solución también incluye funciones de gestión de datos, gestión de usuarios y colaboración. De este modo, las partes implicadas en la fusión o adquisición pueden mantener los más altos niveles de seguridad durante toda la transacción, gestionar de forma eficiente la información crítica, controlar el acceso a la información confidencial y facilitar la colaboración.

Las salas de datos virtuales se utilizan habitualmente en fusiones y adquisiciones, diligencia debida, ofertas públicas iniciales, transacciones inmobiliarias, procedimientos legales y actividades de recaudación de fondos.

¿Por qué los negociadores eligen las salas de datos virtuales en lugar de las salas de datos físicas?

Una sala de datos virtual es más popular que una sala de datos física porque ofrece mayor seguridad con cifrado y controles de acceso granulares, actualizaciones en tiempo real y una organización del flujo de trabajo sin esfuerzo.

Además, a diferencia de las salas de datos tradicionales, las soluciones en línea facilitan el acceso remoto desde cualquier lugar y agilizan la colaboración con herramientas de comunicación integradas, todo ello mientras se reduce la necesidad de espacio físico y se minimizan los retos logísticos.

¿Cómo se utiliza la sala de datos virtual en las distintas fases de una fusión o adquisición?

A continuación se explica cómo la solución da soporte a cada fase clave de la transacción:

1. Exploratoria

Para la recopilación de información y la revisión inicial de documentos, los proveedores de salas de datos para fusiones y adquisiciones permiten cargar documentos rápidamente, admiten múltiples formatos de archivo, proporcionan numeración automática de índices y ofrecen listas de verificación de diligencia debida y capacidades de búsqueda rápida.

2. Diligencia

Para el análisis y la evaluación detallados de los datos de la empresa objetivo, las salas de datos virtuales proporcionan una seguridad reforzada con redacción, marcas de agua y acceso controlado. Además, la mayoría de las salas de datos mejoran la navegación con etiquetas y facilitan la comunicación con flujos de trabajo de preguntas y respuestas.

3. Integración posterior a la fusión

Para finalizar e integrar la operación, las salas de datos virtuales permiten asignar tareas, ofrecen informes detallados, admiten múltiples proyectos y garantizan un manejo seguro de los datos con medidas de seguridad avanzadas.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar salas de datos virtuales para fusiones y adquisiciones?

Aunque las ventajas de las salas de datos son numerosas, las siguientes destacan por su impacto y hacen que esta solución sea indispensable en las operaciones:

• Seguridad robusta de los datos
• Proceso de diligencia debida optimizado
• Gestión organizada de los documentos
• Mayor transparencia de las operaciones
• Colaboración eficiente
• Fácil comunicación en tiempo real
• Rápida ejecución de la operación
• Reducción de costes

Ahora que hemos visto qué es una sala de datos para fusiones y adquisiciones y cuándo la utilizan los negociadores, veamos las características del software y los principales criterios para elegir la plataforma.

Funcionalidades y criterios de selección de las mejores salas de datos para fusiones y adquisiciones

Dada la variedad de herramientas de salas de datos virtuales para fusiones y adquisiciones, las hemos dividido en categorías para ayudarle a navegar y comprender fácilmente sus finalidades.

Características de seguridad

• Cifrado avanzado: cifra la información confidencial compartida durante una operación de fusiones y adquisiciones. Incluso si alguien intercepta datos confidenciales, no podrá leerlos ni utilizarlos sin la clave de descifrado.
• Autenticación multicapa: requiere que los usuarios completen varios pasos de verificación antes de acceder a una sala de datos. Por ejemplo, además de introducir una contraseña, es posible que tengan que introducir un código enviado a su teléfono o utilizar el reconocimiento de huellas dactilares.
• Los controles de acceso granulares permiten a los administradores decidir quién puede ver, descargar o modificar los documentos. Por ejemplo, ciertos documentos solo pueden ser accesibles para los responsables de la toma de decisiones, lo que garantiza que solo las personas adecuadas puedan acceder a ellos.
• Las marcas de agua añaden automáticamente detalles como el nombre del usuario o la fecha en que accedió al documento. Esta función de la sala de operaciones desalienta el intercambio no autorizado, ya que permite rastrear el origen.
• La copia de seguridad de datos copia todos los datos en el almacenamiento en la nube. Así, en caso de un problema inesperado, como un borrado accidental, se pueden restaurar rápidamente, salvando toda la información crucial.
• Las restricciones de acceso por tiempo y dirección IP permiten a los administradores establecer horas y ubicaciones específicas en las que otros usuarios pueden acceder al almacenamiento y a los espacios de trabajo.

Funciones de gestión de documentos

• La carga masiva le permite cargar un gran número de documentos a la vez. En una operación de fusión o adquisición, en la que a menudo hay que compartir muchos archivos rápidamente, la carga masiva de la sala de datos ahorra tiempo y esfuerzo.
• La función de arrastrar y soltar hace que cargar carpetas y archivos sea tan fácil como arrastrarlos desde su ordenador y soltarlos en una sala de datos.
• La indexación automática de documentos organiza los documentos en un índice estructurado, colocándolos en las carpetas adecuadas y creando un índice.
• El control de versiones realiza un seguimiento de todos los cambios en los documentos y permite a los usuarios volver a versiones anteriores si es necesario.
• La búsqueda de texto completo con reconocimiento óptico de caracteres agiliza la búsqueda de palabras o frases específicas en todos los documentos de una sala de datos. Si busca todas las menciones de un término concreto, esta herramienta encuentra rápidamente la información relevante en todos los formatos de archivo.
• El etiquetado de documentos permite a los usuarios añadir etiquetas a los documentos para clasificarlos por temas, fechas u otros criterios y encontrar rápidamente los datos relacionados más adelante.

Funciones de colaboración y comunicación

• El módulo de preguntas y respuestas agiliza la comunicación al proporcionar un espacio intuitivo en el que los usuarios pueden enviar preguntas sobre documentos o procesos y recibir respuestas oportunas y organizadas.
• La asignación y el seguimiento de tareas permiten a los miembros del equipo asignarse tareas entre sí, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso, lo que mantiene a todos alineados con las actividades clave.
• Los comentarios y anotaciones permiten a los responsables de fusiones y adquisiciones dejar comentarios y resaltar secciones de los documentos, lo que facilita el debate y la colaboración.
• Mensajería segura proporciona un sistema de mensajería integrado y cifrado, al tiempo que mantiene la confidencialidad de todas las conversaciones de la sala de negociación.
• Integración con herramientas de gestión de proyectos conecta una sala de datos con soluciones de gestión de proyectos populares, lo que permite la colaboración entre las diferentes plataformas utilizadas en el proceso de fusiones y adquisiciones.

Funciones de análisis

• Informes avanzados genera informes detallados sobre la actividad de la sala de datos, las interacciones con los documentos y el uso general de la sala de datos, lo que proporciona información sobre los flujos de trabajo y el progreso de las fusiones y adquisiciones.
• Análisis de documentos realiza un seguimiento de las métricas relacionadas con las visualizaciones de documentos, las descargas y el tiempo dedicado a archivos específicos, lo que ayuda a identificar qué documentos confidenciales se consultan con más frecuencia y quiénes son los usuarios que más los consultan.
• Mapas de calor visualizan la interacción con los documentos mostrando las áreas de mayor actividad o interés de los usuarios, lo que ayuda a comprender qué datos atraen más la atención.

👁️‍🗨️ Información adicional. Algunos negociadores siguen utilizando soluciones tradicionales de almacenamiento en la nube para las transacciones comerciales. Sin embargo, estas soluciones carecen de la funcionalidad necesaria para las partes de fusiones y adquisiciones, ya que están diseñadas para necesidades personales y no empresariales.

Elija una solución con todas las características mencionadas y garantice un proceso de fusiones y adquisiciones fluido y protegido.

¿Cómo elegir la mejor sala de datos virtual para fusiones y adquisiciones?

A la hora de seleccionar un proveedor de salas de datos para fusiones y adquisiciones, es esencial tener en cuenta todas las herramientas mencionadas anteriormente. Sin embargo, hay algunos otros factores que hay que tener en cuenta antes de tomar una decisión.

Criterios	Descripción
Escalabilidad	Evalúe si una sala de datos virtual puede adaptarse al aumento del número de usuarios, al crecimiento del volumen de datos y a las funciones adicionales a medida que evolucionan sus necesidades.
Formación y asistencia	Evalúe la calidad y la accesibilidad de los recursos de formación, como tutoriales y documentación, así como la capacidad de respuesta del servicio de atención al cliente para resolver problemas y proporcionar asistencia.
Integración	Compruebe el grado de integración de la plataforma con sus sistemas existentes, como CRM, ERP y otras herramientas empresariales.
Tiempo de implementación	Considere el tiempo necesario para configurar e implementar las salas de datos virtuales, incluyendo el proceso de instalación, la migración de datos y la formación de los usuarios.
Reputación	Investigue la reputación de un proveedor a través de opiniones de clientes, valoraciones del sector y casos prácticos; busque comentarios sobre su fiabilidad, servicio de atención al cliente y experiencia general de los usuarios.
Acceso móvil	Considere si una VDR ofrece acceso móvil y una interfaz de usuario receptiva para los usuarios que necesitan trabajar sobre la marcha.
Precios	Evalúe la estructura de costes de la sala de datos, incluyendo las tarifas de configuración, los modelos de suscripción y cualquier cargo adicional por funciones o asistencia.

Adapte su selección: consideraciones para el comprador y el vendedor

Satisfacer las necesidades específicas del comprador y del vendedor durante las fusiones y adquisiciones puede influir significativamente en la eficacia de la operación. Gracias a la amplia funcionalidad de la sala de datos, puede adaptar eficazmente su selección para satisfacer estas necesidades.

Para las transacciones del lado del comprador, céntrese en las características que facilitan la fase de diligencia debida, como la escalabilidad, la gestión de documentos y los controles de acceso. Todo ello le garantiza que podrá revisar y analizar rápidamente grandes volúmenes de datos, al tiempo que mantiene el control sobre el acceso a la información.

Para las transacciones del lado del vendedor, dé prioridad a la seguridad de los datos confidenciales, la reputación y el cumplimiento legal para proteger la información sensible y garantizar un proceso de transacción fluido. Las herramientas de colaboración también son esenciales para presentar sus datos de forma eficaz y trabajar sin problemas con los posibles compradores.

Una vez que haya elegido la plataforma de data room perfecta, el siguiente paso es organizarla para su transacción de M&A.

Prepare una data room para transacciones de M&A

Siga los pasos que se indican a continuación para crear un espacio protegido y bien organizado:

1. Defina el alcance

Identifique los tipos de datos necesarios para los procesos de diligencia debida. Tenga en cuenta los estados financieros, los contratos, los documentos legales y otra información relevante. Determine el número total de documentos, unidades de datos, capacidad de almacenamiento y usuarios necesarios.

2. Asigne administradores

Elija al menos dos administradores para supervisar la plataforma. Se encargarán de las invitaciones y los permisos de los usuarios, la gestión de los datos y el mantenimiento general de la sala de datos.

3. Organice las carpetas

Cree una jerarquía de carpetas clara y lógica, lo cual es fácil con la numeración automática de índices en la sala de datos. Asegúrese de que los nombres de las carpetas sean descriptivos e indicativos de su contenido para facilitar la navegación.

4. Cargue los datos

Escanee los documentos físicos y conviértalos en archivos digitales si ha utilizado salas de datos físicas anteriormente. Ordene sus datos eliminando los archivos innecesarios o temporales antes de cargarlos. Utilice la carga masiva para agilizar el proceso.

5. Asigne el acceso a los usuarios

Decida qué carpetas y archivos necesitan acceso restringido. Defina quién puede ver, editar o compartir archivos. Además, configure acuerdos de confidencialidad (NDA) de tipo «clickwrap» para los nuevos usuarios si es necesario.

6. Mantenga su sala de datos

Mantenga el contenido relevante durante todo el proceso de fusión y adquisición. Elimine regularmente los archivos obsoletos. Ajuste los permisos de acceso y gestione los grupos de usuarios según sea necesario.

Problemas de gestión de salas de datos de fusiones y adquisiciones y cómo solucionarlos

Comprender los retos de la gestión de VDR y cómo superarlos puede ayudarle a ser proactivo y mantener su sala de datos como un activo valioso hasta el final del proceso de fusión y adquisición.

1. Problemas de seguridad

Las violaciones de datos o el acceso no autorizado pueden comprometer la información confidencial. Esto pone en peligro la integridad del proceso de fusión y adquisición y supone riesgos importantes para las partes implicadas, incluidas repercusiones legales y financieras.

✔️Solución: Utilice funciones de seguridad avanzadas, como el cifrado, la autenticación multifactorial y el seguimiento detallado de la actividad. Audite periódicamente la configuración de seguridad y manténgase al día con los últimos protocolos de seguridad durante todo el proceso de fusión y adquisición.

2. Confusión en el acceso de los usuarios

Los permisos incorrectos o poco claros pueden dar lugar a accesos no autorizados o restringidos para quienes los necesitan. Esto puede obstaculizar el proceso de diligencia debida, retrasar la transacción y crear confusión entre las partes interesadas.

✔️Solución: Defina claramente las funciones y los permisos de los usuarios desde el principio. Revise y actualice los niveles de acceso con regularidad. Utilice herramientas automatizadas para el seguimiento y la gestión de los permisos.

3. Actualizaciones inconsistentes de los documentos

Si los datos no se actualizan de forma coherente, se produce confusión y discrepancias. En casos graves, los negociadores pueden enfrentarse a evaluaciones empresariales incorrectas, decisiones erróneas y pérdidas financieras.

✔️Solución: Establezca un proceso para revisar y actualizar periódicamente los documentos de la sala de datos de fusiones y adquisiciones. Asigne responsables para garantizar que las actualizaciones se realicen a tiempo.

4. Fallos técnicos

Los problemas técnicos pueden interrumpir el acceso y dificultar la experiencia del usuario. Por ejemplo, los tiempos de carga lentos o las interrupciones frecuentes del sistema frustran a las partes de la fusión y ralentizan los procedimientos.

✔️Solución: Elija un proveedor de salas de datos virtuales con un buen servicio de asistencia. Asegúrese de que todos los usuarios comprendan las funciones de la plataforma y ofrezca formación para resolver los problemas técnicos más comunes.

5. Integración con otros sistemas

La dificultad para integrar una sala de datos virtual con otras herramientas y sistemas utilizados en el proceso de fusión y adquisición provoca ineficiencias. A veces, puede dar lugar a la duplicación de esfuerzos, a datos incoherentes y a un aumento del trabajo manual.

✔️Solución: Elija un proveedor que admita la integración con otros sistemas de software, como CRM o herramientas de gestión de proyectos. Asegúrese de que la transferencia y la sincronización de datos entre plataformas se realicen sin problemas.

Nadie es inmune a estos problemas, pero, afortunadamente, se pueden sortear fácilmente con el enfoque adecuado. Además, los proveedores de salas de datos para fusiones y adquisiciones con asistencia experta ayudan a los clientes a resolver todos los problemas sin demora.

Lista de verificación de la sala de datos de fusiones y adquisiciones

Nuestro siguiente paso es ayudarle a recopilar toda la información necesaria para la fusión o adquisición en salas de datos virtuales. Aunque los documentos pueden variar en función de las características específicas de su operación, como el sector, el volumen de la transacción y las partes interesadas, los documentos clave siguen siendo los siguientes:

Contratos	Contratos de venta, acuerdos de servicio, contratos de adquisición y otros documentos vinculantes que describen las transacciones y relaciones comerciales.
Documentos legales	Documentos de constitución de la empresa, licencias, patentes y otros registros legales que establecen la legitimidad de la empresa y los derechos de propiedad intelectual.
Materiales de diligencia debida	Informes de investigación de mercado, planes de negocio detallados, información sobre productos o servicios y análisis de la competencia.
Propiedad intelectual	Marcas comerciales, derechos de autor, patentes y otros activos de propiedad intelectual que protegen las innovaciones y la marca de la empresa.
Registros de empleados	Expedientes de personal, registros de nóminas, información sobre prestaciones y contratos de trabajo.
Materiales de marketing	Presentaciones, folletos, catálogos, anuncios y otros materiales promocionales para comercializar los productos o servicios de la empresa.
Información técnica	Especificaciones de productos, planos de ingeniería, informes técnicos y otros datos que detallan los aspectos técnicos y el diseño de los productos o servicios.
Información medioambiental y de seguridad	Estudios de impacto medioambiental, informes de salud y seguridad y evaluaciones de sostenibilidad.

O

1. Documentos financieros

• Estados financieros históricos (balances, cuentas de resultados y estados de flujo de efectivo de los últimos 3-5 años)
• Proyecciones y previsiones (proyecciones financieras, previsiones presupuestarias y planes financieros estratégicos)
• Informes de auditoría (informes de auditoría recientes y correspondencia con auditores internos o externos)
• Documentos fiscales (declaraciones de impuestos, auditorías fiscales y correspondencia con las autoridades fiscales)
• Detalles de la deuda y el capital (información sobre la deuda existente, las estructuras de capital y todos los acuerdos asociados)

2. Documentos legales

• Contratos y acuerdos (contratos importantes con proveedores, clientes y socios; acuerdos de servicio; contratos a largo plazo)
• Arrendamientos y acuerdos inmobiliarios (arrendamientos inmobiliarios, escrituras de propiedad y acuerdos relacionados con activos arrendados)
• Acuerdos de préstamo (detalles de todos los préstamos pendientes, líneas de crédito y acuerdos relacionados)
• Historial de litigios (información sobre cualquier litigio en curso o pasado, incluidos resúmenes de casos y acuerdos de conciliación)

3. Registros corporativos

• Estructura organizativa (estatutos sociales, escritura de constitución y organigramas)
• Actas de la junta directiva (actas de las reuniones de la junta directiva, resoluciones y actas de las juntas de accionistas)
• Acuerdos entre accionistas (acuerdos entre accionistas, incluidos los acuerdos de compraventa y los detalles de la propiedad del capital social)
• Políticas de la empresa (políticas internas, manuales para empleados y políticas de gobernanza)

4. Propiedad intelectual

• Patentes y marcas comerciales (patentes registradas, marcas comerciales y detalles de las solicitudes pendientes)
• Derechos de autor (derechos de autor registrados y acuerdos relacionados)
• Licencias (todas las licencias concedidas u obtenidas, incluidas las de software y tecnología)
• Acuerdos de propiedad intelectual (acuerdos relacionados con la propiedad, la concesión de licencias y la transferencia de propiedad intelectual)

5. Información operativa

• Planes de negocio (planes de negocio actuales y anteriores, planes estratégicos y análisis de mercado)
• Indicadores clave de rendimiento (métricas utilizadas para medir el rendimiento y los objetivos del negocio)
• Procedimientos operativos (manuales, procedimientos operativos estándar y documentación del flujo de trabajo
• Tecnología y sistemas (detalles sobre la tecnología clave, los sistemas de software y la infraestructura de TI)

6. Documentos normativos y de cumplimiento

• Licencias y permisos (licencias comerciales, permisos y certificados necesarios para las operaciones)
• Documentos normativos (documentos relacionados con el cumplimiento de las normativas y estándares del sector)
• Cumplimiento medioambiental (informes y certificaciones relacionados con las normativas y prácticas medioambientales)
• Salud y seguridad (documentación de cumplimiento de las normativas de salud y seguridad)

7. Información sobre los empleados

• Contratos de trabajo (contratos de empleados clave, ejecutivos y otro personal clave)
• Remuneración y prestaciones (información sobre estructuras de remuneración, planes de prestaciones y programas de incentivos)
• Acuerdos con los empleados (acuerdos de confidencialidad, cláusulas de no competencia y otros acuerdos relacionados con los empleados)
• Organigramas (organigramas que muestran las líneas jerárquicas y las funciones clave dentro de la organización)

Es importante incluir todos los documentos pertinentes y garantizar que se excluya o se restrinja el acceso a la información confidencial o no esencial. A continuación se incluyen algunos ejemplos de este tipo de datos:

• Información de identificación personal. Números de la seguridad social, direcciones personales y datos de contacto, salvo que sean pertinentes para la transacción.
• Comunicaciones internas confidenciales. Correos electrónicos o memorandos internos en los que se traten cuestiones confidenciales o controvertidas que no sean necesarias para el proceso de la operación.
• Secretos comerciales. Estrategias comerciales altamente sensibles o procesos propios que podrían comprometer la ventaja competitiva si se revelaran.
• Borradores no aprobados. Versiones incompletas o no oficiales de documentos, como borradores preliminares de contratos o planes de negocio que pueden no reflejar con exactitud las condiciones finales.
• Datos históricos irrelevantes. Datos obsoletos que no se refieren a la situación actual de la empresa o de la transacción.
• Litigios legales delicados. Registros detallados de litigios legales en curso que son confidenciales o aún están en fase de negociación.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué son las salas de datos en fusiones y adquisiciones?

Las salas de datos en fusiones y adquisiciones son plataformas online seguras en las que solo los usuarios autorizados pueden almacenar, gestionar e intercambiar documentos relacionados con fusiones y adquisiciones. El software también incluye funciones de seguimiento de la actividad, herramientas de colaboración y canales de comunicación protegidos.

2. ¿Cuál es la mejor sala de datos para fusiones y adquisiciones?

La elección de la mejor sala de datos para fusiones y adquisiciones depende de sus necesidades específicas, pero algunas de las mejores opciones son Ideals, Merrill Datasite e Intralinks. Estas plataformas ofrecen sólidas funciones de seguridad, facilidad de uso y análisis avanzados.

3. ¿Cómo organizo mi sala de datos para fusiones y adquisiciones?

Cree una estructura de carpetas clara, etiquete los documentos de forma clara, garantice la exactitud de los datos, establezca permisos de usuario y mantenga la seguridad de la sala de datos con cifrado, autenticación multifactorial y otras medidas de protección de datos.

4. ¿Cuáles son las características clave que debe buscar en los proveedores de salas de datos virtuales para fusiones y adquisiciones?

Las características clave que debe buscar incluyen medidas de seguridad robustas, facilidad de uso, gestión avanzada de documentos, registros de auditoría, permisos personalizables y herramientas de colaboración.

5. ¿Durante cuánto tiempo puedo utilizar una sala de datos virtual para una operación de fusiones y adquisiciones?

La duración del uso depende del acuerdo con el proveedor. La mayoría de las salas de datos virtuales pueden utilizarse durante todo el proceso de fusiones y adquisiciones, desde los preparativos iniciales hasta el cierre, y pueden ampliarse si es necesario.