Reseñas de salas virtuales de datos - Virtual Data Rooms

Actualmente, las data rooms virtuales son utilizadas en una amplia variedad de sectores gracias a las ventajas que ofrecen: mayor seguridad, un servicio de soporte fiable, suficiente espacio para almacenar grandes cantidades de datos y mucho más.

Si bien los proveedores de VDR suelen tener una oferta bastante similar, esta difiere en el conjunto de funcionalidades que ofrecen y algunos otros aspectos.

Esta es la razón por la que hemos creado la web de Dataroom-providers: para ayudar a usuarios a entender mejor el concepto de VDR y a elegir el software de data room más adecuado para sus necesidades.

La información que ofrecemos incluye, pero no se limita a:

• Una guía detallada para elegir la data room virtual más segura para su negocio.
• Reseñas detalladas de 35 data rooms, con énfasis en funcionalidades y precios
• Ranking del top 10 de líderes de la industria
• Guía de procesos de due diligence
• Un blog profesional con contenido creado por expertos
• Una sección completa con las preguntas más frecuentes sobre data rooms

En general, Dataroom-providers.org le ayudará para introducirle a los servicios de las data rooms en línea.

Guía: Cómo elegir un software de data room virtual

Sabemos que buscar el software VDR adecuado es una tarea que consume mucho tiempo y esfuerzo, sin embargo, este proceso no tiene por qué ser difícil, sobre todo si sigue nuestra guía de selección de plataforma.

Parte importante de elegir la mejor solución de Virtual Data Room para su negocio es identificar sus objetivos. Una vez tenga sus intenciones claras, puede seguir adelante con los siguientes pasos para seleccionar un proveedor que cumpla con sus necesidades.

¿Qué tener en cuenta al elegir un proveedor?

Actualmente existen varias compañías de VDR en el mercado. Para comparar las opciones de manera correcta y elegir el mejor software para sus necesidades, debe enfocarse en diferentes criterios y hacer las preguntas adecuadas.

Presencia y experiencia en mercado

Los proveedores con décadas de experiencia suelen tener cierta ventaja sobre aquellos que acaban de irrumpir en el mercado. Explorar el historial de diferentes plataformas es una buena manera de comprobar su legitimidad y fiabilidad, su capacidad de adaptarse a condiciones de mercado y las innovaciones que hayan podido realizar.

Preguntas a realizar:

• ¿Cuánto tiempo han operado como proveedor de software VDR?
• ¿Han obtenido algún premio o reconocimiento en la industria por sus actividades?
• ¿Cómo ha cambiado su compañía desde su fundación?

Experiencia en su nicho

Incluso si un proveedor ha estado activo durante 20 años, su plataforma no le servirá de mucho si nunca han trabajado con casos similares al suyo. Preste atención al tamaño de las compañías, las industrias y los tipos de proyectos con los que diferentes proveedores han trabajado.

Preguntas a realizar:

• ¿Qué industrias se benefician más de sus servicios de VDR?
• ¿Qué compañías similares a la mía han usado su digital data room?
• ¿Cuentan con casos de éxito de clientes anteriores?
• ¿Podrán ajustar la virtual data room si mi compañía cambia de industria, crece o incluso reduce su tamaño actual?

Cumplimiento con protocolos de seguridad

Los principales proveedores de data rooms tienden a ser transparentes con sus estrategias de seguridad, lo cual facilita hacer comparaciones. Su tarea ahora es evaluar el nivel de seguridad desde dos perspectivas diferentes: hardware y software.

Preguntas a realizar:

• ¿Dónde se encuentran sus servidores y quiénes los gestionan?
• ¿Quién realiza auditorías de seguridad de sus soluciones de VDR y con qué frecuencia?
• ¿Qué tan relevantes son sus certificaciones y protocolos de seguridad?
• ¿Qué nivel de control tendré sobre los ajustes de seguridad de mi propia virtual data room?
• ¿Cuánto tiempo de actividad está garantizado?

Instalación y configuración

Asegúrese de que la data room que contrate pueda adaptarse satisfactoriamente a diferentes dispositivos y plataformas. Las opciones estándar de instalación son acceso web/SaaS, aplicaciones de escritorio para Windows, Mac o Linux y apps de smartphone para iOS y/o Android. Cuantas más opciones ofrezcan, mejor.

Preguntas a realizar:

• ¿Qué sistemas operativos y dispositivos puedo usar para acceder a mi sala de datos?
• ¿Cuáles son las diferencias entre las funcionalidades disponibles para escritorio y para smartphone?
• ¿Todos los accesos cuentan con el mismo nivel de seguridad?

Política de precios

Independientemente de las estrategias de precio de diferentes proveedores, debe tener una visión clara del ROI que desea obtener. El valor específico de diferentes soluciones depende de su industria y de su tipo de proyecto. Por ejemplo, los proveedores de data rooms para M&A pueden cobrar más que otros debido a la complejidad de este tipo de transacciones y a sus requerimientos específicos de seguridad.

Preguntas a realizar:

• ¿Cómo calcula el coste de sus data rooms electrónicas?
• ¿Cuál es la frecuencia de pago? ¿Puedo obtener un descuento si contrato el servicio a largo plazo?
• ¿Hay opción de cambiar el plan contratado?
• ¿Ofrecen un periodo de prueba gratuita de la data room? Si es así, ¿cuánto tiempo dura y qué funcionalidades incluye?

Soporte técnico

Las mejores plataformas de data rooms virtuales cuentan con un agente de soporte disponible para asistir a usuarios las 24 horas del día, 365 días al año. Asegúrese de que el equipo de proveedor sea accesible desde diferentes canales, que ofrezca asistencia en su idioma, que pueda responder a cualquier pregunta en un periodo de tiempo razonable y que se ofrezca a asistir en la formación de sus colaboradores independientemente de su experiencia previa.

Preguntas a realizar:

• ¿Cómo y en qué horarios puedo contactar con el equipo de soporte?
• ¿Qué nivel de formación está incluido en el precio? ¿Es posible solicitar formación adicional?
• ¿Me ayudarán a configurar mi virtual data room?

Paquete de funcionalidades

La mejor manera de comparar virtual data rooms es mediante una evaluación de cada proveedor en diferentes secciones. Una vez haya revisado todos los aspectos descritos anteriormente, es momento de ver con detalle las funcionalidades específicas con las que cuenta cada data room.

El mejor software VDR tiene que ofrecer funcionalidades suficientes en las siguientes categorías:

• Seguridad de documentos: configuración de mecanismos de protección de archivos.
• Seguridad de acceso: regularización y monitorización de niveles de acceso de usuarios.
• Cumplimiento con protocolos de seguridad: certificados específicos para cada industria.
• Gestión de documentos: capacidad de trabajar con diferentes formatos y de organizar de manera efectiva la data room.
• Experiencia de usuario: facilidad de uso de la plataforma.
• Gestión de usuarios: funcionalidades de supervisión y control de actividad de usuario.
• Equipo de soporte: disponibilidad de asistencia a través de múltiples canales.
• Velocidad y disponibilidad de software: rendimiento general de la data room
• Personalización de la data room: opciones para modificar la data room virtual.
• Sección de preguntas: gestión conveniente y directa de consultas.

Más adelante veremos estas categorías con más detalle y descubriremos el valor particular de cada función. Aquí tenemos un resumen de lo que debe buscar cuando vaya a elegir el software de VDR adecuado para su proyecto.

Lista de funcionalidades a comparar entre data rooms

Haga primero una preselección de las mejores data rooms y tome la decisión más óptima para su proyecto en base a los siguientes factores:

• Al menos cinco años de experiencia en el mercado de data rooms

• Grandes desarrollos, como adquisiciones, innovaciones y expansiones
  
• Capacidad para asistir a compañías de su escala e industria
  
• Experiencia avanzada en proyectos similares al suyo

• Compañías conocidas dentro de su lista de clientes
  
• Ubicación conveniente y segura de los centros de datos

• Auditorías externas de la seguridad de los data rooms
  
• Certificaciones y cumplimiento de protocolos requeridos en su sector
  
• Tiempo de actividad del servidor garantizado de al menos 99,5%
  
• Instalación versátil, incluyendo su método preferente

• ROI satisfactorio según el ratio precio-valor
  
• Sin cuotas ocultas o confusas
  
• Periodo de prueba gratuito de la VDR de al menos 14 días
  
• Soporte en múltiples idiomas, las 24 horas del día, 365 días al año, con tiempos de respuesta reducidos
  
• Canales de contacto convenientes
  
• Formación y asistencia gratuita al configurar la virtual data room

• Presencia de reseñas recientes y relevantes en diferentes plataformas independientes
  
• Testimonios de clientes anteriores
  
• Un paquete de funcionalidades en todas las siguientes categorías:
  
  • Seguridad de documentos
  • Seguridad de acceso
  • Cumplimiento de protocolos de seguridad
  • Gestión de documentos
  • Experiencia de usuario
  • Gestión de usuarios
  • Servicio de soporte
  • Velocidad y disponibilidad
  • Personalización
  • Sección de preguntas
    

La manera más eficiente de comprobar los elementos de esta lista es con un periodo de prueba gratuito. Contacte a los proveedores que le interesan para confirmar que cuenten con dicha opción. Para ayudarle a seleccionar a los mejores candidatos, hemos creado una guía detallada que puede encontrar a continuación.

Las mejores virtual data rooms para M&A

Una data room para M&A es básicamente una diseñada para ser utilizada en procesos de fusiones y adquisiciones.

En la práctica, casi todas las plataformas de VDR pueden servir para transacciones de M&A. Para elegir a un proveedor, tiene que considerar las necesidades de su negocio.

En un proceso de M&A, las necesidades tienen que ver con los estándares y funciones de seguridad. El resto de requerimientos dependerán del tamaño de la empresa y la duración de la operación.

Las grandes compañías requieren de una amplia gama de funcionalidades para gestionar documentos dado que trabajan con un gran volumen de datos. Por otro lado, a medida que más personas utilicen la VDR, mayor será la necesidad de soporte técnico por parte de un administrador personal.

Para pequeños negocios puede ser suficiente contar con un servicio de formación en línea y una lista básica de funcionalidades para la gestión de documentos. Para estas empresas, el precio de la data room es un factor mucho más importante que para una gran corporación. El precio inicial de algunos proveedores puede situarse a partir de los 900 dólares al mes, una cifra que puede ser alta para pequeñas empresas pero bastante aceptable para grandes compañías.

Usos de data rooms

Como es evidente, las data rooms virtuales son utilizadas ampliamente en diferentes industrias y compañías. Es la mejor solución cuando lo que se necesita es un repositorio fiable para almacenar datos corporativos confidenciales y gestionar transacciones de gran volumen.

A continuación veremos los casos de uso más comunes.

M&A (fusiones y adquisiciones)

Una virtual data room para M&A suele ser utilizada durante un proceso de due diligence en el cual los clientes o compradores potenciales revisan un gran volumen de documentación.

Una data room para M&A permite el intercambio seguro de información confidencial, eliminando la posibilidad de errores o filtraciones.

Con la implementación de un software de VDR, mejorará sus opciones de cerrar una transacción de manera rápida y eficiente. Incluso si la transacción no llega a concretarse, sus datos corporativos siempre permanecerán protegidos.

Repositorio corporativos

Un software de VDR es la mejor solución para almacenar grandes cantidades de información corporativa, independientemente del tamaño de la compañía. Las plataformas facilitan la gestión del ciclo de vida de su documentación, permitiéndole un total control sobre su negocio. Puede guardar archivos en prácticamente todos los formatos: vídeos, presentaciones y mucho más.

De hecho, la mayoría de plataformas ofrecen la posibilidad de descargar informes sobre el rendimiento de sus documentos y visualizar qué acciones realizan los usuarios dentro de la data room. Esto le permite monitorizar todos los procesos de la compañía y hacer mejoras cuando sean necesarias.

Gestión inmobiliaria

El sector inmobiliario requiere del envío de una gran cantidad de documentación a compradores.

Los agentes inmobiliarios pueden sacar gran ventaja de la tecnología de seguridad de una VDR. Pueden subir todos los documentos necesarios a la data room para que sus clientes los revisen antes de concretar una transacción. La opción de firma virtual que ofrecen la mayoría de proveedores elimina la necesidad de agendar citas presenciales y acelera las transacciones.

Oferta pública de venta (OPV)

Toda compañía que decida salir a bolsa tiene que estar preparada para organizar y mostrar enormes cantidades de documentación. Al igual que una fusión, este es un proceso extremadamente largo.

Tiene que asumir que no solo inversores potenciales tendrán acceso a sus datos, sino también otros expertos como compañías de seguros. Las medidas de seguridad son de absoluta importancia.

Los servicios de una virtual data room son la solución a ambos desafíos.

Financiación

La financiación también es un proceso complicado y extenuante. Para atraer a inversores y conseguir fondos, necesita ofrecerles toda la información posible sobre su proyecto.

Con la mejor data room, esto se vuelve una tarea más fácil gracias a una gestión de documentos ágil y sencilla.

Es más, el proceso de due diligence se simplifica gracias a que los inversores pueden acceder a los archivos desde cualquier parte del mundo con un enlace seguro. Además, la mayoría de proveedores cuentan con una sección de preguntas que los usuarios pueden visitar para resolver sus dudas rápidamente.

Capital de inversión

Las compañías de capital de inversión necesitan soluciones de VDR para almacenar de manera segura todos los contratos de M&A, así como otra información confidencial.

Por lo general, estas compañías tienen varias operaciones potenciales en curso. El software de data room tiene que ser fiable para poder gestionar múltiples proyectos de manera simultánea.

Bancarrotas y reestructuraciones

Cuando una compañía se declara en bancarrota y se encuentra en un proceso de reestructuración del proyecto, cada detalle es de suma importancia.

Las mejores virtual data rooms permiten almacenar enormes cantidades de información en un solo lugar. Es más, dado que todo el proceso involucra a participantes de diferentes ubicaciones y departamentos, es necesario contar con un alto nivel de seguridad y colaboración eficiente. Las deal rooms virtuales ofrecen precisamente estas funciones.

Ciencias de la vida

La principal preocupación de las compañías modernas de ciencias de la vida es la seguridad de sus datos confidenciales como resultados de investigaciones e información de pacientes.

Las data room virtuales simplifican todo el proceso científico gracias a numerosas funciones de seguridad, herramientas de colaboración y acceso 24/7.

Banca 

El caso de uso más común de soluciones VDR es la banca, en concreto la banca de inversión.

Los bancos y otras entidades financieras suelen tener montañas de información confidencial que deben almacenar: desde transacciones hasta contratos empresariales. Las salas de datos electrónicas ofrecen almacenamiento en la nube seguro para todo tipo de información.

Los principales proveedores de data rooms permiten una colaboración fluida entre todos los participantes, fácil acceso a cualquier hora del día y un equipo de soporte disponible siempre que sea necesario.

¿Cómo calificamos una sala virtual de datos?

Para el patrón de diseño de esta web, hemos recolectado información disponible públicamente, con la cual hemos creado la base para nuestro sistema de calificación. Para llevar a cabo una evaluación consistente, hemos implementado una escala de calificación de cinco estrellas basada en la puntuación promedio en cada uno de los siguientes indicadores:

La calificación de la plataforma muestra el resultado final de este cálculo. Realizamos actualizaciones mensualmente. La calificación de VDR (Virtual Data Room) incluye los siguientes componentes:

Esta web ofrece una calificación independiente de salas virtuales de datos. Hemos creado una compilación de todos los proveedores de salas de datos que trabajan con las compañías más importantes del mundo. Nuestra metodología de calificación está basada en una calificación media agregada. Hemos creado este sistema de calificación porque las reseñas publicadas en una sola web pueden ser subjetivas a medida que las empresas recompensan a sus clientes por dejar reseñas positivas de sus plataformas.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una virtual data room?

Una virtual data room (VDR) es una plataforma online segura dedicada al almacenamiento e intercambio de información privada durante transacciones financieras o empresariales. Por lo general, suelen emplearse en procesos de due diligence para operaciones de fusiones y adquisiciones.

¿Cómo seleccionar un proveedor de data room?

Para seleccionar la mejor data room para su negocio, determine las necesidades y funcionalidades que su proyecto requiere. Considere las siguientes características al elegir un proveedor:

• Presencia y experiencia en mercado
• Experiencia en su nicho
• Cumplimiento con protocolos de seguridad
• Funcionalidades de instalación
• Política de precios
• Soporte técnico
• Paquete de funcionalidades

¿Para qué se usa una virtual data room?

Por lo general, una VDR es utilizada en procesos de M&A (fusiones y adquisiciones), due diligence, envío y almacenamiento seguro de datos, gestión inmobiliaria, ofertas públicas de venta (OPV), financiación, capital de inversiones, gestión de riesgos y gestión de documentos legales. Una virtual data room puede ser utilizada en cualquier industria que requiera una plataforma segura para compartir documentos y colaborar en su desarrollo.

¿Cuáles son los beneficios de usar una virtual data room?

Las principales ventajas de una virtual data room son un alto nivel de protección de datos, fácil acceso desde cualquier parte del mundo, ahorro de tiempo, la posibilidad de varios usuarios de trabajar en un documento a la vez, control total de usuarios, datos y funcionalidades, transparencia y reducción de costes.