Sala de Datos Virtual para Due Diligence

Al dirigir un negocio, es indispensable estar al tanto de todos sus procesos y operaciones. Usar una sala de datos virtual para la due diligence es una de las mejores opciones, ya que garantiza un alto nivel de seguridad y confianza al momento de gestionar documentos de información confidencial, asuntos legales y transacciones importantes, permitiendo a la junta directiva acelerar transacciones complejas. 

Para lograrlo, las entidades deben emprender una transición que va de las oficinas físicas hacia la digitalización de los procesos, la documentación y el trabajo en equipo, lo que puede llegar a ser todo un desafío. 

En esta guía, explorará los fundamentos de la due diligence en relación a las salas de datos virtuales, también conocidas como VDR por sus siglas en inglés. Descubrirá qué herramientas y servicios pueden beneficiar su proyecto y aprenderá cómo encontrar la sala de datos adecuada para su organización.

Las mejores salas de datos para la due diligence

¿Qué es una sala de datos de due diligence?

Una sala de datos de due diligence es una solución de software para gestionar tareas asociadas con el análisis de riesgos empresariales. Las VDR permiten almacenar datos confidenciales, establecer los procesos comunicativos entre los miembros de la organización y facilitar la toma de decisiones claves de manera rápida y efectiva.

Estos espacios digitales contienen la documentación esencial de la empresa, como contratos de empleados, políticas, estados financieros y contratos de proveedores, entre otros. 

Se trata de un sistema operativo que surgió como respuesta innovadora y más factible a las salas de datos tradicionales, también conocidas como salas de datos físicas, que son básicamente segmentos de la sede u oficinas regionales que contienen archivadores y salas de reuniones.

En contraste con las VDR, las salas de datos físicas dejaron de ser prácticas, por lo que la popularidad y efectividad de las virtuales ganó protagonismo rápidamente.

Específicamente en lo que compete a la diligencia debida, las salas de datos virtuales son precisas para aportar las soluciones en el campo, ya que su diseño se ha creado específicamente para agilizar, acelerar y mejorar cualquier interacción entre auditores externos y terceros.

¿Cuánto cuesta una sala de datos de due diligence?

• El costo de una sala de datos de due diligence depende en gran medida de la política de precios de cada proveedor y de los detalles del proyecto en cuestión. Las tarifas pueden variar desde $99 hasta por encima de los $500.000 USD, según el número de documentos y demás elementos involucrados en el proceso de auditoría, como el tiempo de duración y las funcionalidades específicas del software.

Los 5 principales desafíos de la due diligence

Aunque algunos sectores del mundo empresarial argumentan que la transición de salas físicas a un software de due diligence no es necesario, esencialmente porque las empresas han procesado acuerdos exitosamente en el pasado, lo cierto es que existe una serie de limitaciones significativas en el procesamiento de acuerdos de la forma antigua. No fue hasta principios de la década de 2010 que las VDR se hicieron populares y ofrecieron soluciones contundentes a estas desventajas:

• Procedimientos que consumen mucho tiempo
• Seguridad de datos
• Aumento de volúmenes de documentación
• Número de participantes
• Requisitos de cumplimiento

1. Procedimientos que consumen mucho tiempo

Cuando el proceso de due diligence ocurría en salas de datos físicas, su duración podría extenderse por meses e incluso años. Para entonces, los miembros de la empresa debían estar presentes en la ubicación del vendedor para revisar documentos, discutir puntos clave del acuerdo y llegar a una decisión mutuamente beneficiosa.

Teniendo en cuenta que muchos participantes de la due diligence son ejecutivos con agendas apretadas y poco tiempo de disponibilidad, sus horarios son difíciles de sincronizar. A este inconveniente se le suma que la revisión de documentos por sí sola tomaría un buen tiempo, mientras que organizarlos dilataría aún más el procedimiento.

2. Seguridad de datos

Una de las principales características de los datos de la due diligence es que contienen mucha información confidencial. Cuando se maneja este tipo de documentación en el almacenamiento físico, se corre el riesgo de sufrir accidentes laborales como destrucción accidental, exposición a la visualización no solicitada, pérdida o cambio de ubicación y más.

La integridad de los documentos confidenciales en físico depende de qué tan bien ocultos y blindados estén ante las posibles violaciones. Y pese a contar con dispositivos de seguridad avanzados en la actualidad, los riesgos de error humano y espionaje interno siguen siendo altos.

3. Aumento de los volúmenes de documentación

Independientemente del tipo de proyecto que se esté gestionando, si su deseo es usar una sala de datos virtual, es probable que necesite administrar volúmenes grandes de archivos. Cuando esta cantidad de documentos se imprime, el tiempo para analizarlos se incrementa, al igual que el esfuerzo para poder localizarlos en la oficina.

El enfoque tradicional para la gestión de documentos puede presentar problemas en la práctica, ya que depende de que todos los usuarios sigan las pautas y normas establecidas para acceder a los archivos. Si este no es el caso, la gestión de documentos puede volverse complicada y caótica.

4. El número de participantes

Dependiendo del tamaño de la empresa y del tipo de proyecto, puede haber desde dos hasta cien o más personas involucradas en el proceso.

En las salas de datos físicas, permitir que varias partes interesadas revisen los mismos documentos de due diligence simultáneamente sin hacer copias es prácticamente imposible. Reproducir los archivos puede llegar a ser perjudicial, ya que aumentaría la vulnerabilidad de los datos.

5. Requisitos de cumplimiento

En la gestión de datos, cada organización debe cumplir con un conjunto de reglas y estándares específicos. En el caso de los profesionales legales que trabajan en due diligence, deben seguir ciertas normas y estándares éticos en su conducta dentro de la organización. Estas normas son reguladas por organismos y leyes específicas del sector.

Las empresas que operan en los mercados de capital, responden a las regulaciones de la Comisión de Valores y Bolsa de los Estados Unidos (SEC) y las instituciones de salud, a las del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS). Asegurar que se procesen los requisitos de cumplimiento no es nada fácil, especialmente para las grandes organizaciones.

Características de la sala de datos virtual para la due diligence

Para que una sala virtual de datos sea realmente útil en la realización de diversas tareas, es necesario que tenga una combinación de características básicas y avanzadas. Estas son las herramientas esenciales que le recomendamos considerar al comparar proveedores de salas de datos virtuales:

Seguridad

Una sala virtual de datos garantiza que los documentos confidenciales se mantengan a salvo de todo tipo de actividad maliciosa, errores internos y exposiciones no solicitadas o accidentales. La protección de la información es posible gracias a una combinación de procesamiento de datos seguros y soluciones de software innovadoras.

Gestión de documentos

A diferencia de la gestión y organización manual de los documentos, que siempre es extremadamente engorrosa y tardía, las salas virtuales de datos permiten almacenar y acceder fácilmente a cientos de archivos. Esto es posible mediante el uso de herramientas que automatizan procesos repetitivos y le garantizan al cliente una organización intuitiva

Gestión de usuarios

La gestión de usuarios es un aspecto muy importante en la administración de una sala de datos. Es responsabilidad de los administradores garantizar que cada miembro del equipo tenga los derechos y permisos adecuados para acceder a la información necesaria y cumplir con sus responsabilidades. Esta funcionalidad es más efectiva cuando el software de la VDR permite varios niveles de privilegios de usuario y ajustes específicos de documentos.

Accesibilidad

La accesibilidad es otra de las ventajas principales de una sala de datos en línea, ya que permite una recuperación rápida y conveniente de los documentos. La capacidad de iniciar sesión desde cualquier dispositivo y ubicación acelera sustancialmente los procesos empresariales complejos y permite que todos los contribuyentes realicen un trabajo más eficaz.

Usabilidad

El propósito de las salas de datos virtuales es optimizar y simplificar la diligencia debida, por lo que los usuarios que trabajan en el proyecto nunca deberían tener problemas para navegar por el software y completar sus tareas

Personalización

Adaptar la sala virtual de datos para que coincida con la imagen de su empresa agrega un plus de profesionalismo al proyecto. Por un lado, sus colegas tendrán una experiencia más fácil para integrarse al nuevo software. Por otro, todos los visitantes externos construirán una mayor lealtad hacia su marca y su posicionamiento.

Comunicación

Cumplir con los objetivos comunicativos y de intercambio de ideas pasa por incorporar chats privados que faciliten la comunicación entre todos los usuarios de la plataforma, llamadas de conferencia para conectar a varias personas y correos electrónicos integrados sin tener que cerrar sesión.

Informes

Los informes proporcionan información valiosa sobre cómo se manejan los datos. Para ello, las VDR ofrecen herramientas que rastrean la actividad de cada usuario y generan resúmenes informativos sobre el compromiso general, el progreso del acuerdo y más

Soporte al cliente

La sala virtual de datos perfecta no existe. Incluso las más sofisticadas fallan de vez en cuando. Lo que sí es completamente seguro es que puede garantizar el éxito de su proyecto eligiendo una VDR que tenga un excelente servicio de soporte al cliente.

¿Cómo elegir la mejor sala de datos virtual para la due diligence?

Para garantizar la máxima seguridad y organización de los documentos confidenciales, es recomendable optar por los proveedores líderes en la industria. Pero, al haber tantas opciones disponibles, puede resultar difícil elegir la mejor opción. En ese sentido, es recomendable evaluar cuidadosamente las características y servicios que cada proveedor ofrece, comparando los precios y considerando las necesidades específicas de su proyecto. A continuación, le explicamos cómo:

1. Defina sus requisitos

La primera etapa de su investigación es definir claramente cuáles son sus expectativas y necesidades. Estas cuatro categorías pueden ayudarle a hacerlo:

• Especificaciones de la empresa o del proyecto

Comience por enumerar la información básica, como el tamaño de su empresa, la industria en la que opera y el número de personas involucradas en cada proyecto. Luego, seleccione los datos que necesitarán una protección avanzada, como la propiedad intelectual, los resultados de la investigación y las tecnologías patentadas, entre otros.

• Características necesarias

Piense en la forma en que está manejando las transacciones comerciales ahora y pregúntese cuáles serían las herramientas que podrían hacer los procesos más simples, contundentes y eficientes. Si su empresa es nueva, tome como referencia las principales características de la sala de datos virtual para la due diligence que detallamos arriba.

• Asistencia adicional

Algunos proveedores ofrecen servicios de sala de datos virtuales con características añadidas a las capacidades del software. Estas van desde tareas administrativas simples hasta asesoramiento y orientación personalizada. Las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse mucho de esta asistencia, debido a su falta de personal o poca experiencia.

• Precio

Es muy probable que el precio de la sala virtual de datos sea uno de los aspectos más desafiantes. Muchos proveedores elaboran cotizaciones personalizadas para cada nuevo cliente en función del tipo de proyecto, cantidad de documentación corporativa, número de usuarios y otros elementos. Para simplificar su búsqueda, puede establecer el rango con base a su presupuesto de inversión. Consulte con sus socios para para asegurarse de que todos estén en la misma página en cuanto a los requisitos del software.

2. Haga una lista corta de proveedores

Hacer una lista corta de proveedores que cumplan con sus criterios le será de gran utilidad al momento de elegir la VDR ideal para la diligencia debida. Al elaborarla, considere los siguientes parámetros:

• Nicho de operación

Busque proveedores que ofrezcan soluciones específicas para sus necesidades. Por ejemplo, algunos están especializados en asistir a participantes de acuerdos de fusiones y adquisiciones (M&A), mientras que otros trabajan con gobiernos, organizaciones sin fines de lucro e instituciones educativas.

• Experiencia en casos similares

Asegúrese de que el proveedor tenga conocimientos previos en proyectos similares al suyo y que ofrezca herramientas que cubran sus necesidades de colaboración y gestión de documentos.

• Valor ofrecido 

Verifique qué características de seguridad, accesibilidad, herramientas avanzadas y servicios adicionales ofrece cada proveedor por el precio que pagará. Aunque haya uno que pueda satisfacer sus necesidades actuales, también es importante proyectar si sus herramientas y servicios adicionales pueden ser beneficiosos en el futuro.

• Comentarios de usuarios anteriores 

Indague en los comentarios recientes de los usuarios en varias plataformas, para conocer cómo les ha ido con el proveedor. Preste mucha atención a testimonios específicos que describan cómo el software funcionó para gestionar los documentos, la calidad del soporte y la profesionalidad de los desarrolladores de salas de datos.

3. Compare los retornos de inversión (ROI)

Después de obtener las cotizaciones de precios de los proveedores seleccionados, es importante comparar los retornos de inversión (ROI) de cada software. Para hacerlo, considere cómo cada VDR puede ayudarlo a ahorrar tiempo, maximizar la eficiencia, reducir costos y mejorar la transparencia interna de su empresa. Al evaluar estos factores, podrá tener una idea general del valor de cada proveedor y determinar si su inversión vale la pena.

No olvide incluir en su análisis los costos iniciales, los costos continuos, los cargos por almacenamiento y la tarifa de suscripción. Además, tenga en cuenta que el proveedor más barato no siempre es la mejor opción si no cumple con sus necesidades específicas de gestión de documentos.

4. Utilice los períodos de prueba gratuitos

La mayoría de las compañías de salas virtuales de datos ofrecen la opción de usar su software en modo de prueba gratuito. Estos períodos pueden variar desde una semana hasta un mes y le permiten evaluar el sistema operativo antes de tomar una decisión.

Durante el período de prueba, puede realizar simulaciones de los procesos esenciales de diligencia debida y plantear cualquier preocupación o duda que tenga al equipo de soporte del proveedor. Esto también le permitirá verificar su capacidad de respuesta y eficacia.

5. Negocie los términos

Una vez que haya evaluado cuidadosamente a los proveedores y seleccionado el software de sala de datos virtual que mejor se adapte a sus necesidades de diligencia debida, es hora de negociar los términos con el proveedor.

Antes de firmar un contrato, etablezca claramente las condiciones de uso del sistema operativo, incluyendo los plazos, los costos, las opciones de personalización y los niveles de soporte técnico. Algunas compañías pueden estar dispuestas a negociar términos y precios para asegurar su negocio. También es importante plantear cualquier necesidad específica de su proyecto y discutir cómo el proveedor puede satisfacerla.

¿Cómo preparar una sala de datos virtual para la due diligence?

Una vez que haya seleccionado al proveedor adecuado, que ofrezca una plataforma segura para compartir documentos, es momento de comenzar a configurar su sala de datos virtual para la diligencia debida. Estos pasos le ayudarán.

1. Discutir los pagos y firmar el NDA
2. Preparar una lista de verificación 
3. Crear una estructura de organización lógica
4. Cargar archivos y documentos
5. Configurar los permisos de acceso de usuario
6. Invitar a usuarios internos y externos
7. Determinar prioridades y plazos
8. Mantener el contenido de la VDR

Paso 1: Discutir los pagos y firmar el NDA

Para empezar con buen pie, es importante discutir los pagos y firmar un Acuerdo de No Divulgación (NDA) con el proveedor. Este puede ofrecerle diferentes modelos de precios, que incluyen paquetes mensuales fijos, cargos por usuario, tarifas basadas en el volumen de almacenamiento o por característica. 

Es recomendable evaluar y comparar los diferentes modelos de formación de costos antes de tomar una decisión. Además, el precio final puede variar según la frecuencia de pago que seleccione. Los acuerdos a largo plazo suelen ofrecerse con descuentos sustanciales, lo que es una gran ventaja para proyectos de duración prolongada, que se extenderán por más de un año. Elija el modelo de precios que mejor se adapte a sus necesidades y firme los documentos necesarios para comenzar a trabajar con el software. 

Paso 2: Preparar una lista de verificación 

Cree una lista minuciosa de todos los documentos que necesitará durante el proceso de diligencia debida. La forma más fácil de hacerlo es categorizarlos por departamento, como finanzas, legal, RRHH y así sucesivamente. Consulte con su proveedor si pueden compartir una plantilla de lista de verificación, para asegurarse de tener todo en orden y no olvidar ningún detalle. 

Paso 3: Crear una estructura de organización lógica 

Una sala de datos efectiva debe ser accesible, intuitiva y estar bien organizada. Planifique la estructura de carpetas teniendo en cuenta el calendario de colaboración futura y divida los documentos por departamento, función o nivel de confidencialidad. 

La función de estructura de carpetas automática puede ser útil para configurar la sala de datos con mayor eficiencia. Los proveedores experimentados suelen ofrecer este enfoque. Más abajo encontrará algunos consejos prácticos para crear una estructura de sala de datos de diligencia debida funcional.

Paso 4: Cargar archivos y documentos 

Llene las carpetas con contenido según el índice de la sala de datos generado por el sistema. Asegúrese de que la información confidencial esté separada del resto de los datos y se apliquen los mecanismos de protección adecuados. Para preparar y reunir todos los archivos antes de ser solicitados, utilice una lista de verificación de la sala de datos de diligencia debida.

Paso 5: Configurar los permisos de acceso de usuario 

Para garantizar un intercambio seguro de documentos y controlar la actividad general de la sala de datos, asigne roles de tareas basados en la función de cada usuario. Algunos proveedores ofrecen configuraciones de derechos de grupo que simplifican la concesión de acceso a departamentos enteros o a categorías específicas de profesionales, como contadores o bancos de inversión. 

La revisión es una etapa esencial en la asignación de derechos. Utilice la función “Ver cómo” para asegurarse de que cada usuario tenga acceso a la información necesaria y no represente una amenaza para la integridad general de la VDR.

Paso 6: Invitar a usuarios internos y externos 

Invite a todas las partes a colaborar en su nuevo entorno seguro de sala de datos virtual. Proporcione información sobre cómo acceder a la plataforma y qué dispositivos utilizar. Aproveche la función de invitaciones masivas para revisar fácilmente grupos de colaboradores y agilizar el trabajo en equipo.

Paso 7: Determinar prioridades y plazos 

Establezca un plan y un cronograma para la diligencia debida futura. Envíe recordatorios a las partes responsables para que completen sus tareas a tiempo. La función de informes de la sala de datos virtual puede servirle para realizar un seguimiento de la participación y el progreso de todos los departamentos y colaboradores externos. 

Paso 8: Mantener el contenido de la VDR

Luego de cargar documentos importantes e invitar a los usuarios, el trabajo aún no estará terminado. Quedarán muchas tareas por atender y una de ellas es cumplir con las solicitudes de los participantes del proyecto, como agregar o eliminar documentos, garantizar que todos tengan los derechos de acceso adecuados y monitorear la participación. Para manejar un proyecto particularmente grande o varias transacciones simultáneas, puede invitar a más usuarios a participar en la administración de la sala de datos.

Consejos para crear una estructura eficaz de sala de datos virtual para la due diligence

Estos consejos le ayudarán a sacar el máximo provecho de su experiencia en la sala de datos dedue diligence:

– Cree copias digitales de todos los documentos antes de comenzar a configurar la sala de datos virtual. Y si además decide conservar las copias físicas, es recomendable crear un sistema de índice correspondiente para localizarlas de manera rápida y sencilla.

– Duplique la jerarquía de su equipo al momento de crear roles de usuario y asignar derechos. De esta manera, nadie se confundirá sobre lo que se supone que debe hacer.

– Abogue porque todos los miembros del equipo reciban capacitación del proveedor de la sala de datos virtual antes de comenzar a utilizarla. No se salte esta etapa y solicite sesiones adicionales si lo considera necesario. Tenga en cuenta que algunos de sus compañeros pueden tener dificultades para adaptarse a la nueva forma de manejar los negocios, especialmente aquellos con menos experiencia en tecnología o de mayor edad.

– Establezca un sistema uniforme y fácil de comprender para la nomenclatura de sus archivos. Es recomendable aprovechar las carpetas, subcarpetas y etiquetas para categorizar los datos de manera efectiva y facilitar su búsqueda y organización.

Una vez finalizada la etapa de diligencia debida, es recomendable reorganizar la sala de datos virtual para que se adapte a la siguiente fase. 

¿Cómo se estructura una sala virtual de datos?

La estructura de una sala de datos virtual es un elemento clave. Se compone de carpetas y subcarpetas que ayudan a organizar los archivos, separar diferentes partes del proyecto y crear un flujo de trabajo ágil.

Existen dos enfoques principales para planificar la estructura interna de su sala de datos virtual: el enfoque de abajo hacia arriba y el de arriba hacia abajo.

El enfoque de abajo hacia arriba implica que observe la imagen completa de todos los archivos que necesita organizar y luego los agrupe según ciertos criterios, como el nivel de confidencialidad, el departamento o la etapa del acuerdo. Esta es una solución adecuada si solo está utilizando la sala de datos para la diligencia debida y no necesita gestionar otros procesos de trabajo.

El enfoque de arriba hacia abajo es más común, ya que le permite sistematizar los datos sin importar la magnitud de su proyecto o el tamaño de su empresa. 

Lo que necesita hacer es crear carpetas principales correspondientes a tipos particulares de información, etapas del proyecto o departamentos. Dentro de estas carpetas principales, cree subcarpetas para dividir aún más los archivos en estructuras fáciles de navegar.

Aquí hay un ejemplo de cómo usar la aproximación de arriba hacia abajo para sistematizar los datos de diligencia debida.

Carpeta principal: Adquisición de la Compañía A 2023: Documentos de diligencia debida

• Subcarpeta: Finanzas
  • Sub-subcarpeta: Informes de impuestos acumulados hasta la fecha
  • Sub-subcarpeta: Estados financieros auditados
  • Sub-subcarpeta: Estados financieros no auditados
  • Sub-subcarpeta: Pasivos y obligaciones

• Subcarpeta: Legal
  • Sub-subcarpeta: Licencias comerciales
  • Sub-subcarpeta: Permisos
  • Sub-subcarpeta: Disputas pendientes

• Subcarpeta: RRHH
  • Sub-subcarpeta: Contratos de empleados
  • Sub-subcarpeta: Modelo de compensación
  • Sub-subcarpeta: Políticas
  • Sub-subcarpeta: Documentos de incorporación

• Subcarpeta: Propiedad intelectual
  • Sub-subcarpeta: Patentes emitidas
  • Sub-subcarpeta: Patentes pendientes
  • Sub-subcarpeta: Derechos de autor
  • Sub-subcarpeta: Marcas comerciales

• Subcarpeta: Comercial
  • Sub-subcarpeta: Estrategias de marketing
  • Sub-subcarpeta: Perfiles de clientes
  • Sub-subcarpeta: Proveedores
  • Sub-subcarpeta: Participación actual en el mercado

Tómese el tiempo necesario para crear la estructura más práctica, que mejor funcione para su sala de datos virtual. Considere la posibilidad de solicitar la opinión de otros para evaluar el diseño antes de implementarlo. De esta manera, podrá asegurarse de que su VDR sea fácil de usar y altamente eficiente para todos los usuarios involucrados en el proyecto.

¿Quiénes se benefician de las salas de datos virtuales?

Los servicios de salas virtuales de datos ofrecen oportunidades ilimitadas para profesionales individuales y empresas de todos los tamaños y sectores. Las soluciones avanzadas son lo suficientemente flexibles y están equipadas para acomodar incluso los procedimientos más intrincados, como la fusión y adquisición de múltiples socios o la reestructuración corporativa.

Industrias que dependen de salas de datos virtuales

Las salas de datos virtuales son imprescindibles para las empresas que necesitan almacenar y compartir datos confidenciales y procesar investigaciones o transacciones de varios niveles. Si bien esto se aplica virtualmente a cualquier organización, hay ciertas entidades que utilizan más las soluciones VDR, incluyendo:

• Instituciones legales y despachos de abogados
• Ciencias de la vida
• Fusiones y adquisiciones (M&A)
• Asesoría financiera
• Banca de inversión
• Empresas y profesionales de bienes raíces

Casos de uso de salas de datos virtuales

Estos espacios de trabajo remoto tienen mucho que ofrecer para la mayoría de los acuerdos y proyectos, pero hay algunas aplicaciones que destacan por su importancia:

Fusiones y adquisiciones (M&A): Las salas de datos virtuales para M&A ayudan a centralizar y optimizar los procesos en cada etapa de la transacción. Los equipos pueden revisar documentos, aplicar estrategias, negociar y utilizar técnicas de integración posterior a la transacción, todo de manera virtual.

Recaudación de fondos: Para las empresas que buscan recaudar fondos, una sala de datos virtual es la forma más conveniente de organizar toda la información y los roles de las personas que contribuyen al proceso. Los inversores valoran el enfoque profesional.

Oferta Pública Inicial (IPO): Para que una organización deje de ser privada, pase a cotizar en bolsa y esté disponible para que cualquier persona compre sus acciones, se requiere un largo período de preparación. Las VDR resultan extremadamente útiles para organizar cantidades intensas de datos y mantener todas las comunicaciones centralizadas en un solo espacio.

Diligencia debida: Si bien las salas de datos hacen un gran trabajo para facilitar la gestión de carteras y las comunicaciones de la junta, la diligencia debida es uno de los principales usos de esta categoría de software. Los acuerdos complejos descritos anteriormente dependen de la calidad de la diligencia debida para tener éxito.

Beneficios de la sala de datos virtual de diligencia debida

El software de sala de datos para diligencia debida aborda todos los casos descritos en el segmento anterior. A medida que la tecnología avanza, los procesadores de acuerdos continúan descubriendo nuevas ventajas de trasladar sus operaciones al espacio digital.

Una sala de datos virtual es una herramienta insustituible, independientemente del número de documentos de diligencia debida que tenga en sus manos. El sistema operativo favorece la eficiencia de costos y mejora la gestión del tiempo para comunicarse eficazmente con la empresa adquiriente mediante el control de cada etapa del acuerdo, desde la iniciación hasta la integración posterior a la fusión.

A continuación, verá un resumen de las ventajas que una sala de datos virtual para diligencia debida puede ofrecer para ayudarlo a navegar y optimizar procedimientos complejos.

Para fundadores y directores:

• Alta credibilidad entre compradores e inversores potenciales
• Control de acceso y seguridad de información actualizada
• Gestión de permisos y niveles de acceso para garantizar la confidencialidad
• Facilidad de uso y actualización de versiones
• Marcas de agua y acuerdo de confidencialidad incorporado

Para todos en la plataforma:

• Ahorro de tiempo gracias a las herramientas de búsqueda y organización automática de documentos
• Facilidad de uso para todos los niveles de experiencia
• Registro y almacenamiento automático de cambios y actualizaciones de documentos
• Marcas de agua para facilitar el rastreo de violaciones de datos
• Acuerdo de confidencialidad incorporado

Centralización de flujos de trabajo y eficiencia de costos:

• Centralización de la comunicación relacionada con el proyecto
• Eficiencia de costos en comparación con una solución de sala de datos tradicional

Acceso a la comodidad y mayor seguridad:

• Acceso remoto a la plataforma en lugar de tener que viajar a un lugar específico
• Medidas de seguridad necesarias para proteger los documentos financieros y otros registros confidenciales
• Posibilidad de estar a cargo de cómo se ejecutan ciertas características 

En resumen, las salas de datos virtuales para diligencia debida ofrecen una gran cantidad de beneficios para los fundadores, directores, socios y otros participantes en un acuerdo o proyecto. Desde la comodidad del acceso remoto hasta la eficiencia de costos y la seguridad, pueden mejorar significativamente la gestión de las entidades y la diligencia debida.

La mejor opción para la diligencia debida: VDR vs plataformas gratuitas

Cuando hablamos de diligencia debida, el almacenamiento y la compartición de documentos son esenciales. Algunas personas creen que esto se puede lograr a través de soluciones gratuitas de intercambio de archivos. Sin embargo, la tecnología de salas de datos virtuales tiene varias ventajas sustanciales sobre estas herramientas, ya que fue desarrollada específicamente para manejar información confidencial durante transacciones complejas.

Estas son algunas de las ventajas y desventajas, tanto de las salas de datos virtuales como de las plataformas de intercambio de archivos gratuitas:

Ventajas de las salas de datos virtuales

• Permiten compartir documentos confidenciales dentro de la misma plataforma, sin enlaces externos no regulados
• Los permisos de acceso granulares garantizan que cada usuario tenga derechos personalizados
• Las características estándar permiten compartir archivos de forma rápida y sin complicaciones
• Los proveedores de salas de datos virtuales ofrecen una gran cantidad de características, además del almacenamiento de documentos
• La tecnología de salas de datos está sujeta a una regulación y un cumplimiento estricto que potencia la seguridad de la información
• Ofrecen soporte personalizado a sus clientes, lo que garantiza una experiencia de usuario más satisfactoria y una mayor confianza en la plataforma

Desventajas de las salas de datos virtuales

• Dependiendo del proveedor, un software de VDR puede llegar a ser costoso. Además de sus tarifas generales, ampliar el almacenamiento de datos y agregar otras características puede generar cargos adicionales
• Implementar la sala de datos puede llevar algo de tiempo para las empresas sin experiencia previa
• Algunas VDR pueden tener limitaciones de almacenamiento de datos

Ventajas de las plataformas de intercambio de archivos gratuitas:

• Son gratuitas y fáciles de usar
• Pueden ser útiles para compartir documentos de manera informal

Desventajas de las plataformas de intercambio de archivos gratuitas:

• La compartición de documentos no puede ser regulada, por lo que no hay control sobre quién tiene acceso a los archivos 
• La integridad de las plataformas de acceso público a menudo se ve comprometida, lo que aumenta el riesgo de intrusiones y fugas de datos
• La única forma de proteger los documentos es asignando derechos de acceso basados en una credencial, como una dirección de correo electrónico
• No ofrecen características adicionales más allá del almacenamiento de documentos

Por tanto, aunque las plataformas de intercambio de archivos gratuitas pueden ser útiles para compartir documentos de manera informal, las salas de datos virtuales son la mejor opción para la diligencia debida, ya que ofrecen una mayor seguridad, características adicionales y permisos de acceso que garantizan la confidencialidad de la información.