Sala de Datos Virtual para Due Diligence

Para dirigir una empresa, es necesario conocer todos los procesos y transacciones que se llevan a cabo en ella. Para ello, la diligencia debida en salas de datos es una de las mejores opciones. Cuando se trata de documentos relacionados con información confidencial, cuestiones legales o transacciones importantes, es fundamental garantizar un alto nivel de seguridad y confianza.

Las salas de datos virtuales para la diligencia debida son la mejor solución para acelerar transacciones complejas. Sin embargo, dar los primeros pasos hacia la digitalización de los flujos de trabajo colaborativos siempre supone un reto. En esta guía, explorará todos los fundamentos de la diligencia debida en salas de datos, descubrirá qué herramientas y servicios beneficiarán a su proyecto y aprenderá a encontrar una sala de datos adecuada.

Las mejores salas de datos para la due diligence

¿Qué es una sala de datos para la diligencia debida?

Una sala de datos para la diligencia debida es una solución de software para diversas tareas relacionadas con la diligencia debida. Basadas en la idea de una sala de negociación física mejorada, las salas de datos permiten almacenar datos confidenciales, comunicarse con otras personas y tomar decisiones clave con mayor rapidez.

Una sala de datos es un espacio que contiene la documentación de la empresa, como contratos de empleados, políticas, estados financieros, contratos con proveedores, etc. Las salas de datos tradicionales, también conocidas como salas de datos físicas, son esencialmente segmentos de la sede central o de las oficinas regionales que contienen archivadores y salas de reuniones.

Pero a medida que el mundo empresarial global comenzó a orientarse hacia la digitalización, las salas de datos físicas dejaron de ser prácticas. Fue entonces cuando las tecnologías de salas de datos virtuales comenzaron a ganar popularidad rápidamente.

Dado que la diligencia debida es uno de los usos más populares del software de salas de datos, una sala de datos para diligencia debida es una solución diseñada específicamente para este fin. Agiliza, acelera y facilita cualquier interacción entre los auditores externos y terceros durante la diligencia debida.

¿Cuánto cuesta una sala de datos para diligencia debida?

El precio de una sala de datos depende en gran medida de la política de precios de cada proveedor, así como de las características específicas de su proyecto. Los precios pueden variar entre 99 y más de 500 000 dólares, en función del número de documentos y otras partes implicadas en el proceso de auditoría, la duración del uso y las funciones que ofrece el software.

Los 5 principales retos de la diligencia debida

Algunos podrían argumentar que el cambio al software de diligencia debida no es tan necesario, ya que las empresas lograban procesar con éxito las transacciones anteriormente. Sin embargo, existían varias desventajas sustanciales en el procesamiento de transacciones a la antigua usanza que se mantuvieron hasta que las VDR se generalizaron a principios de la década de 2010:

1. Procedimientos que requieren mucho tiempo
2. Seguridad de los datos
3. Aumento del volumen de documentación
4. Número de participantes
5. Requisitos de cumplimiento

1. Procedimientos que requieren mucho tiempo

Cuando el proceso de diligencia debida se llevaba a cabo en salas de datos físicas, podía durar meses e incluso años. En aquellos tiempos, era necesario estar presente en las instalaciones del vendedor para revisar los documentos, discutir los puntos clave del acuerdo y llegar a una decisión mutuamente beneficiosa.

Teniendo en cuenta que muchos de los participantes en la due diligence son ejecutivos muy ocupados, sus agendas son difíciles de sincronizar. Así que, aunque la revisión de documentos en sí misma llevaba mucho tiempo, organizarla solo añadía un nivel adicional de complicación e inconvenientes.

2. Seguridad de los datos

Los datos de la diligencia debida contienen mucha información confidencial. Almacenar documentación sensible en un lugar físico conlleva riesgos de destrucción accidental, exposición a miradas indiscretas, extravíos y mucho más.

Básicamente, la integridad de cualquier documento físico es tan sólida como la llave y la cerradura que lo protegen. E incluso con los sofisticados dispositivos de seguridad de los que disponemos hoy en día, los riesgos de error humano y espionaje interno siguen siendo elevados.

3. Aumento del volumen de documentación

Independientemente del proyecto del que se encargue, si está pensando en utilizar una sala de datos virtual, es probable que necesite gestionar grandes volúmenes de archivos diversos. No solo se tarda más en analizar los documentos impresos, sino que también hay que dedicar tiempo y esfuerzo a localizar el documento necesario en primer lugar.

El enfoque arcaico de la gestión de documentos es un sistema de archivadores con un índice. Y solo funciona en un mundo perfecto en el que todos los que acceden a los archivadores los utilizan según las directrices.

4. El número de participantes

Dependiendo del tamaño de la empresa objetivo y del tipo de proyecto que esté gestionando, pueden participar en el proceso entre dos y cien personas o más.

En las salas de datos físicas, es casi imposible que varias partes interesadas revisen simultáneamente los mismos documentos de diligencia debida sin hacer copias. Y copiar archivos confidenciales es muy poco recomendable, ya que aumenta la vulnerabilidad de los datos.

5. Requisitos de cumplimiento

Por último, cada sector tiene un conjunto de normas y estándares que debe cumplir en lo que respecta al tratamiento de datos. Por ejemplo, los profesionales jurídicos que se dedican a la diligencia debida y su conducta profesional están regulados por la administración del estado correspondiente.

Del mismo modo, las empresas que operan en los mercados de capitales deben cumplir la normativa de la SEC, y las instituciones sanitarias, la del HHS. Garantizar el cumplimiento estricto de la normativa de forma manual no es una tarea fácil, especialmente para las organizaciones de gran tamaño.

Características de la sala de datos virtual para la due diligence

Para ser lo suficientemente eficaz como para facilitar diversas tareas, una sala de datos debe ofrecer una combinación de características básicas y avanzadas. A continuación se describen las herramientas que debe buscar al comparar proveedores de salas de datos virtuales.

Seguridad

Una sala de datos virtual garantiza que sus datos confidenciales permanezcan protegidos contra todo tipo de actividades maliciosas, errores internos y exposiciones accidentales no deseadas. La protección de la información se consigue normalmente mediante una combinación de instalaciones de procesamiento de datos a prueba de fallos y soluciones de software innovadoras.

Gestión de documentos

Las salas de datos le permiten almacenar y acceder fácilmente a cientos de archivos. Sin embargo, la gestión y organización manual de los documentos puede llevar mucho tiempo. Por eso es muy útil que el software de la sala de datos proporcione herramientas para una organización intuitiva y automatice los procesos repetitivos.

Gestión de usuarios

Los administradores de las salas de datos deben asegurarse de que todos los participantes en la transacción tengan los derechos adecuados para recuperar la información necesaria y cumplir con sus responsabilidades. La gestión de accesos es más eficaz cuando el software de la sala de datos permite varios niveles de privilegios de usuario y configuraciones específicas para cada documento.

Accesibilidad

Una de las principales ventajas de una sala de datos en línea frente al espacio físico es que los documentos necesarios se pueden recuperar mucho más rápido y de forma más cómoda. La posibilidad de iniciar sesión en la sala de datos desde cualquier dispositivo y ubicación acelera considerablemente las operaciones complejas y permite a todos los colaboradores trabajar con mayor eficacia.

Usabilidad

Las salas de datos virtuales están pensadas para agilizar y simplificar la diligencia debida. Por eso, ni usted ni los demás usuarios que trabajan en el proyecto deberían tener dificultades para navegar por el software y completar las tareas necesarias.

Personalización

Adaptar la sala de datos de diligencia debida a la imagen de su empresa añade un plus de profesionalidad al proyecto. Por un lado, sus compañeros se familiarizarán más fácilmente con el nuevo software. Por otro lado, todos los visitantes externos se sentirán más fieles a su marca y a su posicionamiento.

Comunicación

El software de sala de datos que elija debe ofrecer varias soluciones para comunicarse con otros participantes del proyecto dentro de la plataforma. Esto incluye establecer chats privados, conectar a varias personas a través de conferencias telefónicas y enviar correos electrónicos sin tener que cerrar la sesión.

Informes

Las salas de datos virtuales avanzadas ofrecen instrumentos de análisis y generación de informes que le proporcionan información valiosa sobre cómo se gestionan sus datos. Estas herramientas realizan un seguimiento de la actividad de cada usuario y generan resúmenes informativos sobre la participación general, el progreso de las operaciones y mucho más.

Soporte al cliente

Incluso las salas de datos en línea más sofisticadas fallan de vez en cuando. Pero, aunque es imposible encontrar un software impecable, puede garantizar el éxito de su proyecto eligiendo un proveedor que ofrezca una excelente atención al cliente.

¿Cómo elegir una sala de datos virtual para la diligencia debida?

Para garantizar la máxima seguridad y organización de sus documentos confidenciales, la mejor solución es recurrir a los líderes del sector. Pero, ¿cómo seleccionar a los mejores entre los mejores?

1. Defina sus requisitos

Las mejores salas de datos virtuales suelen estar adaptadas a tipos de empresas y proyectos específicos. Esto permite a los desarrolladores estar seguros de la calidad de su tecnología y sus servicios. Por eso, la primera etapa de su investigación consiste en definir claramente sus expectativas y necesidades.

A continuación, le presentamos cuatro categorías que le ayudarán a orientarse más fácilmente entre sus requisitos.

• Características específicas de la empresa o del proyecto

Empiece por enumerar la información básica, como el tamaño de su empresa, el sector en el que opera y el número de personas que participan en cada proyecto. A continuación, centre su atención en los datos concretos que necesitarán una protección avanzada, como la propiedad intelectual, los resultados de investigaciones, las tecnologías patentadas, etc.

• Características necesarias

Piense en la forma en que gestiona actualmente las transacciones comerciales y en todas las herramientas que podrían haberlas hecho más fluidas y eficientes. Si su empresa es nueva, consulte la sección anterior sobre las características clave de las salas de datos virtuales para la diligencia debida.

• Asistencia adicional

Algunos proveedores ofrecen servicios de salas de datos virtuales que van más allá de las capacidades del software. Estos servicios van desde simples tareas administrativas hasta asesoramiento y orientación personalizados. Las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse en gran medida de esta asistencia debido a la falta de personal o de experiencia.

• Precio

Es muy probable que el precio sea uno de los aspectos más difíciles de la investigación de proveedores de salas de datos. Muchos proveedores elaboran presupuestos personalizados para cada nuevo cliente en función del tipo de proyecto, la cantidad de documentación corporativa, el número de usuarios, etc. Dicho esto, es recomendable definir el rango de presupuesto para la inversión en VDR con el fin de simplificar la búsqueda.

También es buena idea consultar con el resto de su equipo para asegurarse de que todos están de acuerdo con los requisitos del software. Reúna a su equipo para intercambiar ideas o póngase en contacto con sus socios para preguntarles qué solución de sala de datos utilizan en su empresa, si es que utilizan alguna.

2. Haga una lista de proveedores

Una vez que sepa qué buscar, empiece a navegar por los sitios web de los proveedores para ver si se ajustan a sus criterios. Preste especial atención a:

• Nicho de operación

Una sala de datos virtual avanzada para la diligencia debida es más que un simple repositorio en línea. Los proveedores modernos van más allá para mejorar la experiencia de sus usuarios, ofreciendo herramientas y soluciones para sectores y casos específicos.

Por ejemplo, hay proveedores de salas de datos para la diligencia debida en fusiones y adquisiciones que tienen una amplia experiencia en la asistencia a los participantes en operaciones de este tipo. Del mismo modo, otros proveedores optan por trabajar con gobiernos, organizaciones sin ánimo de lucro, instituciones educativas, etc.

• Experiencia en casos similares

Además de centrarse en determinados sectores, los proveedores también pueden optar por ofrecer herramientas solo para proyectos específicos. De este modo, un software de sala de datos virtual puede ser la solución perfecta para colaborar con varias partes, mientras que otro puede ser una solución integral para el desarrollo corporativo.

• Valor ofrecido

Fíjese en qué instrumentos puede garantizar cada proveedor por el precio que va a pagar. Esto incluye características de seguridad, accesibilidad, herramientas avanzadas y servicios adicionales. Tenga en cuenta que, aunque el proveedor satisfaga sus necesidades en este momento, es posible que necesite herramientas adicionales en el futuro, por lo que puede ser beneficioso optar por una oferta con más funciones.

• Opiniones de usuarios anteriores

Asegúrese de investigar los comentarios recientes de los usuarios en varias plataformas de reseñas independientes. Céntrese en testimonios específicos que describan cómo el software gestionó los documentos necesarios, cuál fue la calidad del soporte técnico y si los desarrolladores de la sala de datos son verdaderos profesionales que buscan siempre mejorar su plataforma.

3. Compare el retorno de la inversión

Una vez que tenga los presupuestos de los proveedores preseleccionados, evalúe cómo cada software le ayudará a ahorrar tiempo, maximizar la eficiencia, reducir costes y mejorar la transparencia interna. La combinación aproximada de estos factores le dará una idea general del valor de cada proveedor y le permitirá juzgar si vale la pena el dinero que piden.

4. Solicite períodos de prueba gratuitos

La mayoría de los proveedores de SaaS de salas de datos consolidados le permitirán utilizar su software en modo de prueba durante un periodo de entre una semana y un mes. Durante este tiempo, realice simulacros de los procesos esenciales de diligencia debida, como la comprobación de los documentos según una lista de verificación de diligencia debida.

Las pruebas gratuitas también son un buen momento para plantear dudas y permitir que su administrador comience a preparar la próxima transacción.

5. Negocie las condiciones

Complete su proceso de selección comparando cómo cada proveedor se adapta a las necesidades de su proyecto. Esto puede incluir desde la creación de una lista de verificación de diligencia debida específica para su sector hasta la ayuda para configurar y gestionar su sala de datos.

Prácticas recomendadas para salas de datos de diligencia debida

Siga estos consejos para sacar el máximo partido a su sala de datos de diligencia debida.

1. Cree copias digitales de todos los documentos antes de empezar a configurar la sala de datos virtual. Si tiene previsto conservar también las copias físicas, cree un sistema de índice correspondiente para localizar más rápidamente las copias correspondientes.
2. Duplique la jerarquía de su equipo al crear roles de usuario y asignar derechos. De este modo, nadie tendrá dudas sobre lo que debe hacer.
3. No se salte la formación del equipo ofrecida por el proveedor y solicite sesiones adicionales si es necesario. Tenga en cuenta que a sus compañeros de trabajo más veteranos les puede costar más adaptarse a la nueva forma de trabajar, así que asegúrese de que disponen de todos los recursos necesarios para incorporarse de forma eficaz.
4. Invierta algo de tiempo en crear un sistema de nomenclatura de archivos fácil de entender y uniforme. Aproveche las carpetas, subcarpetas y etiquetas para categorizar aún más los datos.
5. Una vez finalizada la fase de diligencia debida, reorganice la sala de datos virtual para adaptarla a la siguiente fase del mismo acuerdo. Por ejemplo, las salas de datos son ideales para que los equipos de integración desarrollen estrategias complejas o para que los equipos operativos gestionen sus tareas diarias.

Cómo empezar a utilizar una sala de datos virtual para la diligencia debida

La preparación es esencial para garantizar que su sala de datos virtual para la diligencia debida funcione correctamente y reduzca incluso la más mínima posibilidad de riesgos de seguridad. A continuación, se indican nueve pasos que debe seguir para empezar a utilizar una sala de datos para la diligencia debida.

¿Cómo preparar una sala de datos virtual para la diligencia debida?

• Una vez que haya encontrado un proveedor adecuado, ponga en marcha su sala de datos, cree una estructura de carpetas cómoda y cargue los documentos necesarios. El siguiente paso es configurar los permisos de acceso, invitar a los usuarios autorizados y asegurarse de que todo el mundo está preparado para la integración con la nueva herramienta.

Paso 1. Elija la sala de datos de diligencia debida adecuada

Utilice las sugerencias de la sección anterior para encontrar un proveedor que se adapte a sus necesidades. Recuerde que la sala de datos que elija debe reducir el estrés asociado a la diligencia debida, por lo que debe sentirse totalmente cómodo con su decisión antes de continuar.

Paso 2. Negocie los pagos y firme el acuerdo de confidencialidad

Los proveedores de salas de datos virtuales adoptan varios enfoques en lo que respecta a los precios. Algunos de los modelos de formación de costes más comunes son:

• Paquetes mensuales fijos
• Tarifas por usuario
• Basados en el volumen de almacenamiento
• Por función

Además, el precio final puede variar en función de la frecuencia de pago que seleccione. A menudo se ofrecen acuerdos a largo plazo con descuentos sustanciales, lo que supone una gran solución para proyectos que durarán más de un año.

Elija el modelo de precios que mejor se adapte a sus necesidades y firme los documentos necesarios para empezar a trabajar con el software.

Paso 3. Prepare una lista de verificación para la sala de datos de diligencia debida

Cree una lista detallada de todos los documentos que necesitará durante el proceso de diligencia debida. La forma más sencilla es clasificarlos por departamentos, como finanzas, legal, recursos humanos, etc. Pida a su proveedor que le facilite una plantilla de lista de verificación para asegurarse de que no se olvida nada.

Paso 4. Cree una estructura lógica para la sala de datos

Una sala de datos para la diligencia debida es más eficaz cuando es accesible, intuitiva y está bien organizada. Base la planificación de la estructura de la sala de datos en el calendario de la próxima colaboración, dividiendo los documentos por departamento, función o nivel de confidencialidad.

La función de estructura de carpetas automática puede ayudarle a configurar la sala de datos con mayor eficiencia. Este enfoque suele estar disponible a través de proveedores experimentados que han tratado casos similares anteriormente.

Más adelante encontrará algunos consejos prácticos para crear estructuras funcionales para salas de datos de diligencia debida.

Paso 5. Suba los archivos

Rellene las carpetas con contenido, siguiendo su propio índice de la sala de datos o el generado por el sistema. Asegúrese de que la información confidencial esté separada del resto de los datos y de que se le apliquen los mecanismos de protección adecuados.

La lista de verificación de la sala de datos de diligencia debida le ayudará a preparar y recopilar todos los archivos necesarios antes de que se soliciten.

Paso 6. Configure los permisos de acceso

Para garantizar el intercambio seguro de documentos y controlar la actividad general de la sala de datos, asigne funciones a cada usuario en función de su cargo. Algunos proveedores le permitirán crear configuraciones de derechos de grupo que simplifican considerablemente la concesión de acceso a departamentos enteros o a categorías concretas de profesionales, como contables o banqueros de inversión.

La etapa esencial de la asignación de derechos es el proceso de revisión. Utilice la función «Ver como» para asegurarse de que cada usuario tiene acceso a la información importante y no supone ninguna amenaza para la integridad general de la sala de datos.

Paso 7. Invite a usuarios internos y externos

Invite a todas las partes a colaborar en el nuevo entorno seguro de la sala de datos virtual. Asegúrese de incluir información sobre cómo acceder a la plataforma y qué dispositivos utilizar. Aproveche la función de invitaciones masivas para obtener una visión general de los grupos de colaboradores y acelerar el proceso de colaboración al involucrar a todos al mismo tiempo.

Paso 8. Determine las prioridades y los plazos

Visualice el marco de hitos para la próxima diligencia debida y envíe recordatorios a las partes responsables para que finalicen sus tareas a tiempo. También puede utilizar la función de informes de la VDR para realizar un seguimiento de la participación y la finalización en todos los departamentos y otros colaboradores.

Paso 9. Garantizar el mantenimiento regular del contenido de la sala de datos

Aunque pueda parecer que su trabajo ha terminado una vez que ha subido los documentos importantes e invitado a los usuarios, aún le quedan muchas tareas por hacer. Empiece a atender las solicitudes de los participantes en el proyecto añadiendo y eliminando documentos, asegurándose de que todos tienen los derechos de acceso adecuados y supervisando la participación.

Invite a más usuarios a participar en el proceso de administración de la sala de datos en caso de que se trate de un proyecto especialmente grande o de varias transacciones a la vez.

Consejos para crear una estructura eficaz de sala de datos virtual para la diligencia debida

Veamos más de cerca cómo organizar los datos dentro de su sala de datos virtual para la diligencia debida de una manera lógica y conveniente. Su tarea principal en este punto es crear una estructura que permita que el acuerdo avance de manera orgánica y ayude a los usuarios a encontrar los documentos necesarios más rápidamente.

¿Qué es la estructura de una sala de datos virtual?

• La estructura de una sala de datos virtual es, en esencia, el esqueleto de su plataforma de sala de datos. Consta de carpetas y subcarpetas que ayudan a organizar los archivos, separar las diferentes partes del proyecto y crear un flujo de trabajo ágil.

Hay dos enfoques generales que puede adoptar al planificar la estructura interna de su sala de datos virtual: de abajo hacia arriba y de arriba hacia abajo.

La primera técnica requiere que se tenga una visión general de todos los archivos que hay que organizar y, a continuación, agruparlos según determinados criterios, como el nivel de confidencialidad, el departamento, la fase del acuerdo, etc. Esta es una solución adecuada si solo se utiliza la sala de datos para la diligencia debida y no es necesario ocuparse de ningún otro proceso de trabajo.

El enfoque descendente es más común, ya que permite sistematizar los datos independientemente del tamaño del proyecto o de la empresa. Lo que hay que hacer es crear carpetas principales que se correspondan con tipos de información, fases del proyecto o departamentos concretos. Dentro de ellas, se crean subcarpetas para dividir aún más los archivos en estructuras fáciles de navegar.

A continuación se muestra un ejemplo del uso del enfoque descendente para sistematizar los datos de la diligencia debida.

Carpeta principal: Adquisición de la empresa A 2023: Documentos de diligencia debida

• Subcarpeta: Finanzas
  • Subsubcarpeta: Informes fiscales del año hasta la fecha
  • Subsubcarpeta: Estados financieros auditados
  • Subsubcarpeta: Estados financieros no auditados
  • Subsubcarpeta: Pasivos y obligaciones
• Subcarpeta: Legal
  • Subsubcarpeta: Licencias comerciales
  • Subsubcarpeta: Permisos
  • Subsubcarpeta: Litigios pendientes
• Subcarpeta: RR. HH.
  • Subsubcarpeta: Contratos de los empleados
  • Subsubcarpeta: Modelo de remuneración
  • Subsubcarpeta: Políticas
  • Subsubcarpeta: Documentos de incorporación
• Subcarpeta: Propiedad intelectual
  • Subsubcarpeta: Patentes concedidas
  • Subsubcarpeta: Patentes pendientes
  • Subsubcarpeta: Derechos de autor
  • Subsubcarpeta: Marcas comerciales
• Subcarpeta: Comercial
  • Subsubcarpeta: Estrategias de marketing
  • Subsubcarpeta: Perfiles de clientes
  • Subsubcarpeta: Proveedores
  • Subcarpeta: Cuota de mercado actual

Tómese su tiempo para crear la estructura de sala de datos virtual más práctica para su caso. También puede solicitar otras opiniones para evaluar el diseño antes de ponerlo en marcha.

¿Quién se beneficia de las salas de datos virtuales?

Los servicios de salas de datos ofrecen oportunidades ilimitadas para profesionales individuales y empresas de todos los tamaños y sectores. Las soluciones avanzadas de salas de datos son flexibles y están suficientemente equipadas para adaptarse incluso a los procedimientos más complejos, como fusiones y adquisiciones con múltiples socios o reestructuraciones corporativas.

Sectores que dependen de las salas de datos virtuales

Las salas de datos virtuales son indispensables para las empresas que necesitan almacenar y compartir datos confidenciales y procesar investigaciones o transacciones financieras de varios niveles. Aunque esto se aplica prácticamente a cualquier organización, los sectores que más utilizan las soluciones VDR son:

• Instituciones jurídicas y bufetes de abogados
• Ciencias de la vida
• Fusiones y adquisiciones
• Asesoramiento financiero
• Banca de inversión
• Empresas y profesionales del sector inmobiliario

Casos de uso de las salas de datos virtuales

Como ya se ha mencionado, las salas de datos virtuales tienen mucho que ofrecer para la mayoría de las operaciones y proyectos. Sin embargo, hay varias aplicaciones que destacan por encima del resto.

Fusiones y adquisiciones

Las salas de datos virtuales para fusiones y adquisiciones ayudan a centralizar y agilizar los procesos en todas las fases de la operación. Los equipos de fusiones y adquisiciones se reúnen virtualmente para revisar documentos, elaborar estrategias, negociar y aplicar técnicas de integración posteriores a la operación.

Recaudación

Para quienes buscan financiación, ya sean una startup o una empresa en expansión, una sala de datos virtual es la forma más cómoda de organizar toda la información y las personas que contribuyen al proceso de recaudación de fondos. Al mismo tiempo, los inversores consideran que el enfoque de la sala de datos es más profesional y respetuoso con su tiempo.

Oferta pública inicial

Salir a bolsa requiere un largo periodo de preparación, la mayor parte del cual consiste en reunir los documentos necesarios para presentarlos a los bancos de inversión. Una vez más, las salas de datos virtuales resultan extremadamente útiles para organizar grandes cantidades de datos y mantener todas las comunicaciones centralizadas en un solo espacio.

Como habrás podido observar, las complejas operaciones descritas anteriormente dependen de la calidad de la diligencia debida. Por eso, aunque las salas de datos son muy útiles para facilitar la gestión de carteras y las comunicaciones del consejo de administración, la diligencia debida es uno de los principales casos de uso de esta categoría de software.

Ventajas de las salas de datos virtuales para la diligencia debida

El software de salas de datos para la diligencia debida aborda todos los retos descritos en el apartado anterior. Además, a medida que avanza la tecnología, los gestores de operaciones siguen descubriendo nuevas ventajas de trasladar sus operaciones al espacio digital.

¿Cuándo se necesita una sala de datos virtual para la diligencia debida?

• Una sala de datos virtual es una herramienta insustituible, independientemente del número de documentos de diligencia debida que tenga entre manos. El software permite la rentabilidad necesaria y una mejor gestión del tiempo para comunicarse eficazmente con la empresa adquirente y controlar todas las etapas de la operación, desde el inicio hasta la integración posterior a la fusión.

A continuación se ofrece un breve resumen de las ventajas que puede ofrecer una sala de datos virtual para la diligencia debida, que le ayudarán a navegar y agilizar procedimientos complejos.

Para fundadores y directores

• La credibilidad entre los posibles compradores e inversores es alta. La cooperación promete ser cómoda y segura, por lo que los socios de los propietarios de vdr siempre están más dispuestos a cerrar acuerdos.
• Control de acceso. Esto significa que ningún tercero puede utilizar los datos. Los administradores supervisan a todos los asistentes y el contenido de la plataforma. Un sistema de seguridad de la información actualizado ayuda a los gestores a evitar que intrusos o piratas informáticos interfieran.
• Gestión de permisos. La confidencialidad juega un papel importante en la diligencia debida. Abrir todos los documentos a todos los usuarios a menudo conduce a una fuga. Por lo tanto, los desarrolladores idearon un sistema de niveles de acceso. Por ejemplo, los inversores o los abogados tienen los mismos poderes que los propios directores de la empresa. En este momento, los empleados ordinarios solo ven los datos que necesitan para trabajar. Este enfoque garantiza la protección tanto de terceros como de colegas sin escrúpulos.

Estas funciones permiten a los directivos de la empresa mantener el control en todas las etapas, estando al tanto de todos los acontecimientos.

Para todos los usuarios de la plataforma

• La sala de datos electrónica ahorra tiempo. A diferencia del formato en papel, las personas interesadas no tienen que rebuscar entre los documentos para encontrar algo. Las herramientas de búsqueda hacen este trabajo en segundos. Basta con introducir el nombre del archivo (o palabras clave del contenido).
• Organización automática de documentos. El almacén organiza todos los datos por sí mismo, por lo que no es necesario hacerlo manualmente.
• La facilidad de uso es una de las características más atractivas del vdr. Los desarrolladores se han asegurado de que incluso los principiantes se sientan usuarios seguros.
• Actualización de versiones. El programa registra y guarda todos los cambios realizados. Si un usuario realiza correcciones sin conexión, el software de diligencia debida las registra inmediatamente después de conectarse a la red.
• Por seguridad. Las marcas de agua son marcas únicas en forma de nombre de la organización, dirección IP u otra información. Su finalidad es facilitar el rastreo de las violaciones de datos. No se pueden eliminar ni editar.
• Un acuerdo de confidencialidad integrado obliga a los inversores y otros visitantes a seguir unas normas concretas. No es posible acceder a los datos sin el consentimiento de la otra parte a estas condiciones.

Procesamiento más rápido

Una sala de datos virtual simplifica el proceso de diligencia debida al permitir que los colaboradores se conecten de forma remota. Además, cada documento se puede recuperar en cuestión de segundos, lo que permite a los responsables de la toma de decisiones y a otros participantes centrarse antes en el contenido.

Las salas de datos también permiten añadir nuevos usuarios a medida que avanza la operación, archivar sin problemas los archivos obsoletos y realizar análisis de actividad para una gobernanza más eficaz.

Centralización del flujo de trabajo

El software de salas de datos virtuales reúne toda la comunicación relacionada con el proyecto. Con la plataforma adecuada, dispondrá de todas las integraciones necesarias para conversar, intercambiar datos, programar eventos y mucho más.

Rentabilidad

Incluso los proveedores de salas de datos más caros suelen ser más rentables que una solución de sala de datos tradicional. El menor coste está asociado a la digitalización del papeleo, lo que reduce el gasto en:

• Impresión y distribución de documentos
• Gastos inmobiliarios
• Salarios de los empleados de la sala de datos

Y aunque el aspecto financiero no es la razón principal para cambiar a una sala de datos virtual para la diligencia debida, junto con la comodidad avanzada y la mayor conciencia medioambiental, constituye un argumento sólido.

Comodidad de acceso

Como ya se ha mencionado, una sala de datos física requiere que cualquier persona, desde los administradores hasta las partes interesadas, se desplace a un lugar específico para acceder a los datos. Los usuarios de las salas de datos virtuales, por el contrario, solo tienen que iniciar sesión en la plataforma para contribuir eficazmente al proyecto.

Mayor seguridad

La mayoría de los proveedores de salas de datos modernas toman las medidas de seguridad necesarias para proteger los documentos financieros y otros registros confidenciales de todos los riesgos potenciales. Algunos de ellos también le permiten controlar cómo se ejecutan determinadas funciones, lo que le proporcionará un nivel adicional de confianza.

VDR frente a plataformas gratuitas de intercambio de archivos para la diligencia debida

Debido a que la diligencia debida es un proceso que se basa en el almacenamiento y el intercambio de documentos, algunas personas creen que esto se puede lograr mediante soluciones de intercambio de archivos de acceso público. Sin embargo, la tecnología de las salas de datos virtuales tiene varias ventajas sustanciales sobre estas herramientas, ya que se ha desarrollado específicamente para manejar información confidencial durante transacciones complejas.

A continuación se ofrece un resumen de las ventajas y desventajas tanto de las salas de datos virtuales como de las plataformas gratuitas de intercambio de archivos.

Sala de datos virtual	Plataformas gratuitas para compartir archivos
Las salas de datos le permiten compartir documentos confidenciales dentro de la propia plataforma.	Las funciones estándar permiten compartir archivos de forma rápida y sin complicaciones.
Los permisos de acceso granulares garantizan que cada usuario tenga derechos personalizados.	La mayoría de las soluciones son lo suficientemente sencillas como para que sean fáciles de usar para todo tipo de usuarios.
El análisis de datos puede ayudar a tomar decisiones informadas y a procesar el acuerdo más rápidamente.	El intercambio de documentos no puede regularse debido a los enlaces externos.
La tecnología de las salas de datos está sujeta a una estricta regulación y cumplimiento normativo.	La única forma de proteger los documentos es asignando derechos de acceso basados en una credencial, como una dirección de correo electrónico.
Los proveedores de salas de datos virtuales ofrecen muchas funciones además del almacenamiento de documentos.	La integridad de las plataformas de acceso público suele verse comprometida.
La implementación de la sala de datos puede llevar algún tiempo a las empresas sin experiencia previa.	Debido al gran número de clientes, es imposible ofrecer un soporte personalizado.
Las salas de datos virtuales no pueden ser gratuitas.	Aunque la capacidad básica suele ser gratuita, ampliar el almacenamiento de datos y añadir otras funciones tiene un coste.

¿Por qué necesita una sala de datos virtual para la diligencia debida?

Dirigir una empresa en el mundo moderno puede ser un reto importante o algo fácil. La elección depende de usted. Las salas de datos para fusiones y adquisiciones, la diligencia debida y otros procesos importantes pueden simplificar considerablemente su tarea, garantizando una fiabilidad y seguridad adicionales.

El uso de una sala de datos física ya no es relevante. Los errores humanos y los errores automáticos no pueden surgir durante acuerdos o transacciones comerciales vitales. En este punto, Intralinks y una serie de proveedores similares ofrecen una solución impresionante. Completamente automatizada, sin interferencia humana, la sala de datos virtual para la diligencia debida mejorará su negocio. Completamente confidencial, 100 % segura y protegida, la sala de datos de Ideals le permitirá almacenar, ver y compartir información valiosa con inversores potenciales de la manera más beneficiosa.