¿Cuánto debería costar una sala de datos virtual?

Comparación de precios de proveedores de salas de datos

En 2025, el precio de las salas de datos virtuales (VDR) suele oscilar entre 180 y 500 dólares al mes, dependiendo de la complejidad del proyecto y las características, con planes básicos que ofrecen hasta 10 GB de almacenamiento y herramientas de seguridad esenciales.

Los paquetes de gama media, ideales para sectores con un alto nivel de cumplimiento normativo y para el proceso de diligencia debida, oscilan entre 500 y 1200 dólares al mes. Estos planes suelen incluir acceso ilimitado para los usuarios y herramientas avanzadas, como la redacción asistida por IA.

Las soluciones de nivel empresarial, diseñadas para transacciones de fusiones y adquisiciones a gran escala o salidas a bolsa, suelen costar entre 1200 y más de 5000 dólares al mes, y ofrecen almacenamiento ilimitado, certificaciones de seguridad premium y asistencia dedicada.

Por su parte, el precio por página, un modelo más antiguo que cobra entre 0,35 y 0,70 dólares por página, sigue utilizándose, pero conlleva un riesgo considerable. Por ejemplo, un acuerdo de 75 000 páginas a 0,50 dólares por página podría suponer 37 500 dólares en concepto de tarifas, lo que a menudo supera el coste de los planes empresariales de tarifa plana. Los cargos ocultos, como los de las cargas recurrentes, aumentan aún más los costes, lo que hace que el precio por página sea impredecible para las transacciones con gran volumen de documentos.

¿Cuáles son las estructuras de precios más populares para los VDR?

1. Precio por página

• Rango de precios: 0,35-0,70 $ por página

Este modelo cobra en función del número de páginas cargadas, lo que lo hace adecuado para pequeñas auditorías con un número limitado de documentos confidenciales en uso. Sin embargo, los costes aumentan rápidamente en transacciones con gran volumen de documentos. Por ejemplo, 1000 páginas pueden costar entre 350 y 700 $. También son habituales los cargos ocultos por la preparación de documentos, el escaneo o las cargas de mala calidad, lo que hace que el presupuesto sea impredecible.

2. Precio por usuario

• Rango de precios: 15-75 $ por usuario al mes

El precio por usuario es ideal para equipos con una plantilla estable. Los costes varían en función del número de usuarios, lo que permite una presupuestación predecible a pequeña escala (incluso con un número ilimitado de documentos en uso). Sin embargo, los gastos aumentan considerablemente a medida que los equipos se amplían. Añadir 10 usuarios podría suponer entre 150 y 750 $ al mes. Este modelo es adecuado para proyectos más pequeños, pero resulta costoso durante los picos de colaboración en las últimas fases.

3. Precio basado en el almacenamiento

• Rango de precios: 500-1000 $ al mes por GB

En este modelo, los proveedores cobran en función de la cantidad de datos almacenados. Es popular en sectores como la sanidad o la fabricación, donde es habitual trabajar con archivos de gran tamaño. Sin embargo, superar los límites de almacenamiento conlleva elevadas tarifas por exceso (más de 1000 $ por GB adicional), lo que hace que esta estructura sea arriesgada para transacciones dinámicas o en rápida expansión.

4. Cuota mensual fija

• Rango de precios: 500-5000 $ al mes

Una tarifa plana mensual suele ofrecer usuarios ilimitados, proyectos y almacenamiento ilimitados, y herramientas complejas como la redacción basada en IA y la tecnología de recuperación ante desastres, todo ello por un precio mensual único. Proporcionan una excelente escalabilidad para grandes organizaciones o transacciones de gran volumen. Sin embargo, los equipos más pequeños o los proyectos a corto plazo pueden pagar de más por la capacidad no utilizada, por lo que es importante evaluar las necesidades reales antes de comprometerse.

5. Suscripciones anuales

• Descuento: entre un 20 % y un 30 % más barato que los planes mensuales

Los planes anuales ofrecen un ahorro significativo para proyectos a largo plazo, ya que reducen las cuotas mensuales totales. Sin embargo, requieren el pago por adelantado y obligan a los usuarios a firmar contratos más largos. La rescisión anticipada puede acarrear penalizaciones de entre el 10 % y el 25 % del saldo restante del contrato, lo que hace que esta opción sea menos flexible para plazos de negociación que cambian rápidamente.

¿Cuál es la mejor estructura de precios para una sala de datos virtual?

No existe un plan de tarifas universal ideal para todas las empresas. Esto se debe a que las empresas tienen diferentes tamaños y los proyectos en los que trabajan varían mucho. Para satisfacer la demanda, las salas de datos virtuales ofrecen una amplia selección de planes de precios flexibles. Por eso, puede resultar bastante difícil elegir el mejor paquete que cubra todas las necesidades.

Para asegurarse de elegir la opción adecuada, las salas de datos ofrecen periodos de prueba gratuitos, normalmente de una o dos semanas. Estos permiten a los clientes probar las plataformas y ver qué herramientas y funciones se adaptan mejor a sus necesidades.

Además, casi todas las salas de datos virtuales cuentan con una demostración o un centro de formación, donde los clientes potenciales pueden encontrar toda la información necesaria sobre cómo aprovechar los servicios. Esto también facilita mucho la elección. No obstante, intentemos averiguar qué estructura de precios de VDR podría ser la más adecuada para usted y veamos los principales criterios que debe tener en cuenta a la hora de buscar un proveedor de salas de datos.

¿Cuándo es mejor optar por una cuota de suscripción fija?

La principal ventaja de una suscripción de tarifa plana es su coste predecible. También resulta mucho más beneficiosa en caso de que necesite una sala de datos virtual para:

• Uso a largo plazo
• Número ilimitado de usuarios
• Capacidad de almacenamiento ilimitada
• Funciones avanzadas

Sin embargo, el pago mensual es más caro que la suscripción anual. Por lo tanto, si una empresa necesita una sala de datos de forma regular durante un periodo prolongado, la facturación anual es una opción más rentable.

¿Cuándo es mejor pagar por el número de usuarios o por el espacio de almacenamiento?

Puede enfrentarse a tarifas variables si necesita una solución VDR para:

• Uso a corto plazo
• Un número fijo de usuarios
• Una cantidad mínima de almacenamiento
• Funcionalidad básica

Las estructuras por usuario o por página suelen ser menos costosas que una tarifa fija. Sin embargo, debe supervisar constantemente su uso. Porque si supera el límite, incurrirá en cargos adicionales. Para asegurarse de tomar la decisión correcta, evalúe el alcance del proyecto y las herramientas necesarias para realizar un buen trabajo.

Factores que influyen en el precio de las VDR

El precio de las salas de datos virtuales varía considerablemente de un proveedor a otro. Sin embargo, lo que pagará dependerá generalmente de los siguientes elementos de la sala de datos.

Volumen de almacenamiento de datos	Algunos proveedores de salas de datos virtuales cobran por el número de GB. Otras soluciones ofrecen una gama de paquetes por un número determinado de GB. Afortunadamente, se puede ampliar la capacidad si se agota el espacio de almacenamiento. También hay soluciones de salas de datos virtuales con capacidad de almacenamiento ilimitada.
Número de espacios de trabajo	El precio de las VDR también depende del número de salas de datos o espacios de trabajo que se necesiten. Esto suele ser relevante para las grandes empresas que tienen muchos departamentos o gestionan múltiples operaciones simultáneamente. Todas ellas suelen necesitar una sala de datos virtual independiente para gestionar los documentos de forma eficiente.
Número de usuarios de VDR	A menudo, los proveedores de salas de datos virtuales ofrecen paquetes con un número concreto de licencias de usuario. Estos proveedores cobran un suplemento por cada usuario adicional. Sin embargo, suelen ofrecer descuentos por los usuarios adicionales si el número supera el plan de suscripción.
Número de administradores	Un usuario administrativo tiene control sobre todos los demás usuarios, la configuración y la actividad de los documentos en la sala de datos. También puede configurar las funciones para compartir, ver, editar e imprimir archivos, entre otras. El número de administradores suele estar limitado a entre 5 y 10, pero algunos proveedores de salas de datos permiten un número ilimitado.
Herramientas de gestión de documentos	Cuantas más funciones de gestión de documentos tenga un proveedor, mayor será el precio de la sala de datos virtual. Entre las herramientas que ofrecen las VDR se encuentran la función de arrastrar y soltar, la carga masiva, la vinculación de documentos, la búsqueda inteligente de texto, los permisos de usuario, la firma electrónica y mucho más.
Funciones de seguridad	Las VDR deben garantizar que la información confidencial esté protegida con los más altos estándares. Para ello, obtienen certificados internacionales y desarrollan funciones de seguridad. Por lo tanto, cuantas más herramientas y certificados tengan para la protección de sus datos, más cobrarán por sus servicios.
Atención al cliente	El nivel de atención al cliente también determina el precio de las salas de datos virtuales. Por ejemplo, la asistencia 24/7 prestada por un especialista en atención al cliente costará más que la asistencia habitual por correo electrónico durante el horario laboral.
Integraciones	Las soluciones de salas de datos virtuales cobran más por una integración fluida con otro software. Por ejemplo, Microsoft Office, Google Calendar, Zoom u otros servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive.

Todos estos factores indican que debe evaluar las necesidades de su organización antes de adquirir un VDR. Si subestima los factores, su empresa corre el riesgo de incurrir en costes mucho más elevados, destinar recursos a un nuevo miembro o gigabytes de vez en cuando. Si sobreestima las necesidades, la empresa estará malgastando dinero. Los proveedores de salas de datos virtuales suelen proponer tres paquetes de servicios, y el cliente decide tras estudiar los factores mencionados anteriormente.

Costes ocultos a tener en cuenta

Aunque los precios de las salas de datos virtuales pueden parecer sencillos, los costes ocultos suelen generar gastos inesperados que pueden aumentar la factura entre un 20 % y un 50 %. Los proveedores rara vez revelan estos cargos por adelantado, lo que sorprende a las empresas con gastos adicionales. A continuación, desglosamos los costes ocultos más comunes, empezando por el modelo de precios por página, conocido por su opacidad.

1. Trampas de los precios por página

El precio por página puede parecer atractivo, con tarifas tan bajas como 0,35 dólares por página, pero los costes pueden dispararse rápidamente debido a las conversiones de archivos no estandarizadas. Por ejemplo, un PDF de 10 páginas puede costar 3,50 dólares, pero el mismo contenido en Excel (donde 10 KB equivalen a 1 página) podría convertirse en 100 páginas, lo que supondría un coste de 35 dólares. Peor aún, los archivos multimedia como los JPEG o los vídeos pueden incurrir en recargos por «medios especiales» de hasta 15 dólares por MB, lo que significa que una carpeta de imágenes de 300 MB podría costar 4500 dólares adicionales.

Los retrasos también aumentan los gastos: los proyectos que se prolongan más allá de su plazo suelen enfrentarse a penalizaciones no prorrateadas. Un retraso de un mes puede duplicar la tarifa mensual original (por ejemplo, 7000 dólares en lugar de 3500 dólares).

Incluso acciones sencillas, como volver a cargar un archivo de 1000 MB, pueden duplicar la factura de la noche a la mañana. Esto significa que un proyecto «presupuestado» de 1000 MB podría dispararse rápidamente a más de 10 000 dólares si se incluyen formatos de archivo mixtos.

2. Configuración e incorporación

Muchos proveedores cobran una tarifa de 500 a 2500 dólares por la configuración, que incluye la personalización de la marca, la migración de datos o la formación de los usuarios. Estas tarifas, aunque negociables, suelen pillar desprevenidos a los equipos más pequeños. Por ejemplo, Merrill Datasite excluye los costes de integración de la API en sus presupuestos básicos, mientras que otros proveedores, como Ideals, los incluyen, lo que supone una diferencia crucial para las empresas que dependen de la tecnología.

3. Cargos por exceso de uso (almacenamiento adicional, usuarios, extensiones)

Superar los límites de almacenamiento o de usuarios suele acarrear cargos adicionales. El exceso de almacenamiento suele costar entre 100 y 300 dólares por GB, mientras que añadir usuarios a mitad del proyecto conlleva cargos adicionales de entre 15 y 75 dólares por licencia. Actualizar a la asistencia 24/7 durante una operación puede aumentar aún más la factura en un 10-25 %.

Por qué es importante prorratear los excesos

Algunos proveedores ofrecen tarifas de exceso prorrateadas, que se cobran en función de la cantidad real de almacenamiento adicional utilizado. Por ejemplo, en lugar de facturar una tarifa fija de 300 dólares por cualquier almacenamiento adicional de información confidencial, un modelo prorrateado podría cobrar 30 dólares por 0,1 GB de datos adicionales.

Con la facturación prorrateada, superar el límite en solo 0,5 GB costaría aproximadamente entre 50 y 150 $, dependiendo de la tarifa, mucho menos que pagar 300 $ por unos pocos documentos confidenciales con un modelo no prorrateado.

Por el contrario, los excedentes no prorrateados aplican la tarifa mensual completa por excedido, incluso si se superan ligeramente los límites de almacenamiento, lo que aumenta los costes por excedidos menores. Priorice siempre los VDR con políticas prorrateadas. Esta flexibilidad es fundamental para los equipos ágiles que gestionan proyectos con volúmenes de datos fluctuantes.

4. Tarifas por exportación de datos y cumplimiento normativo

La recuperación de datos después de un proyecto puede aumentar los costes entre un 10 % y un 30 %, dependiendo del volumen y el formato de los archivos exportados. Los servicios adicionales, como las conversiones de formato (por ejemplo, exportaciones a PDF o Excel), las certificaciones de cumplimiento (como el cumplimiento de la norma ISO 27001 y el RGPD) y el acceso a la API para integraciones CRM, pueden aumentar el gasto total entre un 15 % y un 40 %, dependiendo del proveedor y los requisitos del proyecto.

¿Ofrecen descuentos los proveedores de VDR por sus servicios?

Sí, muchos proveedores de salas de datos virtuales ofrecen descuentos y ofertas especiales a sus clientes. A continuación, se incluyen algunos ejemplos de cómo puede ahorrar:

1. Onehub. El proveedor ofrece hasta un 20 % de descuento a los usuarios que pagan anualmente.
2. Box. La sala de datos virtual Box ofrece un 25 % de descuento en las suscripciones anuales.
3. DealRoom. Ahorre 250 $ al adquirir el plan anual de diligencia debida e integración.
4. Clinked. Ofrecen un descuento del 20 % anual y del 35 % por dos años.
5. Citrix ShareFile. Esta solución VDR ofrece un descuento del 10 % por una suscripción anual.

Cómo elegir una sala de datos virtual

A continuación, le ofrecemos una breve lista de verificación que le ayudará a encontrar la VDR que mejor se adapte a sus necesidades.

1. Identifique sus necesidades.
2. Establezca su presupuesto.
3. Determine su nicho de negocio.
4. Decida si necesita una prueba gratuita para probar varias opciones.
5. Determine qué plataforma le resulta más cómoda: Mac, Windows, Linux, móvil o VDR basada en web.
6. Evalúe la cantidad de almacenamiento de datos que necesita. Algunos proveedores no pueden ofrecerle un gran espacio de almacenamiento, por lo que debe saberlo antes de pagar.
7. Compare precios y otros criterios en nuestra tabla comparativa de VDR.
8. Elija el que mejor se adapte a sus necesidades para sus transacciones virtuales.

A veces, el precio es un factor secundario en la búsqueda de un VDR adecuado. Todos los VDR son diferentes. Utilícelo para elegir el servicio que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.

Puntos clave

• Estructuras de precios de las VDR: Los modelos de precios de las salas de datos virtuales varían mucho, con estructuras comunes que incluyen por página, por usuario, basadas en el almacenamiento, tarifa plana y suscripción anual. Cada modelo se adapta a las diferentes necesidades de los proyectos, por lo que es importante evaluar cuidadosamente cómo se ajustan estas estructuras a su presupuesto y a sus objetivos a largo plazo.
• Riesgos de los precios por página: Los precios por página suelen oscilar entre 0,35 y 0,70 dólares por página, lo que significa que un proyecto de 75 000 páginas podría costar alrededor de 37 500 dólares. Los gastos ocultos, como 15 dólares por MB para archivos multimedia y entre 500 y 2500 dólares por la configuración y la incorporación, pueden aumentar aún más los costes finales.
• Cargos por exceso de uso: elegir un proveedor con facturación prorrateada ayuda a controlar estos gastos, en comparación con las penalizaciones fijas que cobran tarifas completas independientemente del tamaño real del exceso.
• Descuentos a cambio de compromisos: los planes de suscripción anual suelen ofrecer un ahorro del 20-30 % en comparación con la facturación mensual (por ejemplo, Citrix ofrece un descuento del 10 %), pero pueden obligar a los usuarios a firmar contratos con cargos por cancelación anticipada, lo que limita la flexibilidad si el proyecto necesita cambios.
• Flexibilidad del modelo: Los modelos de tarifa plana, con precios entre 500 y más de 5000 dólares al mes, son ideales para equipos que necesitan escalabilidad sin preocuparse por los límites de usuarios o almacenamiento, mientras que los precios basados en el almacenamiento, normalmente entre 500 y más de 1000 dólares por GB, pueden exponer a proyectos de rápido crecimiento o impredecibles a riesgos sustanciales de exceso de consumo.

¿Listo para encontrar la sala de datos virtual perfecta para su proyecto? Eche un vistazo a los principales proveedores de VDR de nuestra plataforma y compare sus precios, características y flexibilidad para tomar una decisión informada que se adapte a sus necesidades y presupuesto.

Preguntas frecuentes

¿Por qué son tan caras las salas de datos virtuales?

Las salas de datos virtuales seguras dan prioridad a la protección de datos de nivel empresarial (como el cumplimiento de la norma ISO 27001), la capacidad de almacenamiento ilimitada y herramientas avanzadas como la redacción basada en inteligencia artificial. Estas características influyen en el coste de las salas de datos virtuales, que oscila entre 180 y más de 5000 dólares. Los proveedores premium, como Intralinks, cobran tarifas más elevadas debido a su asistencia especializada para transacciones de fusiones y adquisiciones, su servicio de atención al cliente 24/7 y sus registros de auditoría detallados.

¿Existen opciones gratuitas de salas de datos virtuales?

Aunque existen herramientas gratuitas como Google Drive, carecen de características de seguridad fundamentales, como marcas de agua dinámicas y controles de permisos granulares. Algunos proveedores profesionales de VDR, como Ideals, ofrecen pruebas gratuitas de 7 a 30 días, pero los planes gratuitos permanentes son poco frecuentes. Los planes de pago básicos de proveedores como Citrix suelen empezar en torno a los 17,50 dólares al mes por usuario.

¿Cómo puedo evitar cargos inesperados?

Para controlar los costes, evite los modelos de precios por página. Negocie siempre las tarifas de configuración y elija proveedores que ofrezcan facturación prorrateada por exceso de uso (por ejemplo, 30 dólares por 0,1 GB en lugar de una penalización fija de 300 dólares). Es esencial probar los proveedores mediante pruebas gratuitas para descubrir tarifas ocultas de exportación, API o asistencia antes de comprometerse.