¿Cuál es el costo de una sala de datos virtual?

Los proveedores de salas de datos virtuales o virtual data room (VDR), suelen dar a los clientes tres paquetes de servicios para que puedan elegir el que mejor se adapte a sus necesidades específicas y presupuesto.

El costo promedio mensual es de 99 dólares e incluye opciones básicas y soporte técnico. Los proveedores Ideals, Firmex y SecureDocs ofrecen descuentos para acuerdos de más de tres meses.

Algunas salas de datos virtuales son más costosas y poseen tarifas que superan los $1.000, como Intralinks, DealRoom y Merrill Datasite. El costo varía según el número de carpetas cargadas y usuarios autorizados.

Compara los precios de los proveedores de salas de datos

Comparar todas las alternativas es determinante al momento de escoger la opción ideal, ya que el rango de precios es tan diverso que puede ir desde tarifas bajas de $0.40 por página, hasta superar la barrera de los miles de dólares al año en salas virtuales de datos avanzadas.

A continuación, detallamos algunas estructuras de costos genéricos que suelen aplicar las salas de datos virtuales modernas. Para obtener más información, puede leer la política de precios en los perfiles de los proveedores de salas de datos.

¿Cuáles son las estructuras de precios más populares de VDR? 

Los costos de las salas de datos virtuales suelen estructurarse de la siguiente forma:

1. Por página: Ideal para proyectos pequeños con un número limitado de usuarios y de documentos, con precios que van desde $0.40 a $0.85 por página. Sin embargo, no es la mejor opción para empresas grandes, ya que exceder los límites de almacenamiento conlleva cargos adicionales.
2. Por usuario: Los paquetes que se ofrecen por usuario representan una de las opciones más simples para salas virtuales de datos. Si hay un número limitado de usuarios, este modelo de precios puede funcionar mejor para alcanzar los objetivos de la empresa.
3. Por capacidad de almacenamiento: Algunos proveedores de VDR ofrecen un número limitado de GB para utilizar. Esto es perfecto para las organizaciones que cargan archivos pequeños y no necesitan mucha capacidad de almacenamiento. También hay paquetes con capacidades de almacenamiento fijas.
4. Precio plano mensual: Si el alcance del proyecto es impredecible y requiere flexibilidad, lo recomendable es optar por una estructura de precios mensual, que ofrece una cantidad fija de almacenamiento de datos, usuarios ilimitados y funcionalidad personalizada. Esto permite a los negocios evitar posibles cargos adicionales. 
5. Planes anuales: La opción más conveniente y beneficiosa para empresas que usan regularmente salas de datos, pues, permite ahorrar en promedio hasta un 20-30% en comparación con una suscripción mensual.

¿Cuál es la mejor estructura de precios de una sala virtual de datos? 

No hay un plan de precios universal que se adapte a todas las empresas, ya que estas varían mucho en tamaño y en proyectos. Para satisfacer la demanda, las salas de datos virtuales ofrecen una amplia gama de planes con precios flexibles. 

Elegir el mejor paquete puede ser desafiante, por lo que se recomienda aprovechar los períodos de prueba gratuitos de una a dos semanas que ofrecen los proveedores. Este plazo le permitirá experimentar con la plataforma para descubrir qué herramientas y características se adaptan mejor a sus necesidades. Evalúe cuidadosamente las alternativas disponibles antes de decidir qué sala de datos virtual contratará.

También puede optar por analizar las demostraciones, que la mayoría de las salas de datos virtuales ofrecen para dar a conocer sus ventajas. Otras poseen centros de entrenamiento en los que el cliente potencial puede encontrar toda la información de sus servicios.

Para ayudarle a determinar cuál es la mejor estructura de precios de VDR para su negocio, aquí están los principales criterios a seguir en la búsqueda de un proveedor de sala de datos.

¿Cuándo es mejor elegir una tarifa de suscripción fija? 

Una de las principales ventajas de optar por una suscripción de tarifa plana es su costo predecible. Esta estructura de precios resulta especialmente beneficiosa si necesita la sala de datos virtual para:

• Uso a largo plazo
• Número ilimitado de usuarios
• Capacidad de almacenamiento ilimitada
• Características avanzadas

Sin embargo, pagar mensualmente es más costoso que una suscripción anual. Si su empresa requiere una sala de datos con regularidad durante mucho tiempo, la tarifa por año es más rentable.

¿Cuándo es mejor pagar por el número de usuarios o el espacio de almacenamiento?

Puede elegir tarifas variables si necesita una solución de VDR para:

• Uso a corto plazo
• Número fijo de usuarios
• Cantidad mínima de almacenamiento
• Funcionalidad básica

Las estructuras por usuario o por página suelen ser menos costosas que una tarifa fija, pero requieren monitoreo constante, ya que exceder el límite conlleva cargos adicionales. Para tomar la decisión correcta, estudie el alcance de su proyecto y las herramientas indispensables que precisa para tener éxito.

Factores que influyen en el precio de una sala virtual de datos

El precio de una sala virtual de datos puede variar significativamente según el proveedor. Los elementos que generalmente determinan el precio son:

Volumen de almacenamiento de datos	Algunos proveedores de salas de datos virtuales fijan el precio en función del número de GB a utilizar. Otros ofrecen paquetes con distintos volúmenes de datos. De cualquier forma, puede actualizarlo si se queda sin capacidad de almacenamiento. También hay soluciones con espacio de almacenamiento ilimitado.
Número de espacios de trabajo	El precio de una VDR también depende del número de salas de datos o espacios de trabajo necesarios, sobre todo para las empresas más grandes, que tienen muchos departamentos o gestionan múltiples acuerdos simultáneamente. En estos casos se recomienda utilizar una sala de datos virtual separada, para que la gestión de documentos sea eficiente.
Número de usuarios	Los proveedores de salas de datos virtuales ofrecen paquetes con un número específico de licencias de usuario y cobran una tarifa extra por cada usuario adicional. También es común que ofrezcan descuentos para usuarios adicionales cuando se excede el límite del plan de suscripción.
Número de administradores	Un usuario con rol de administrador tiene control sobre todos los demás usuarios, configuraciones y actividades de documentos en la sala de datos. Además, puede modificar y gestionar las funciones de compartir, visualizar, editar e imprimir documentos, entre otras. El número de administradores suele limitarse a 5-10, pero algunos proveedores de salas de datos permiten una cantidad ilimitada.
Herramientas de gestión de documentos	Cuantas más características de gestión de documentos tenga un proveedor, mayor será el precio de la sala virtual de datos. Entre las herramientas que ofrecen las VDR están arrastrar y soltar, carga masiva, enlazado de documentos, búsqueda de texto inteligente, permisos de usuario, firma electrónica y más.
Características de seguridad	Las VDR deben garantizar la seguridad de sus documentos. Para ello, obtienen certificados internacionales y desarrollan características específicas. Cuantas más herramientas de certificación tengan para la protección de sus datos, más cobrarán por el servicio.
Soporte al cliente	El nivel de soporte al cliente también influye en el precio de la sala de datos virtual. Por ejemplo, una ayuda disponible las 24 horas, de parte de un especialista en soporte personal, costará más que una atención por correo electrónico regular durante horas de trabajo.
Integraciones	Las soluciones de salas virtuales de datos cobran más por una integración fluida con otro software. Por ejemplo, Microsoft Office, Google Calendar, Zoom y servicios de almacenamiento en la nube, como Google Drive.

¿Por qué es importante considerar los factores que afectan el precio de una VDR?

Antes de adquirir una VDR, es indispensable saber cuáles son las necesidades de su organización. Subestimar los factores relevantes puede generarle costos imprevistos, comprometer sus recursos, hacer que pierda dinero o que sobrepase el límite de almacenamiento disponible.

Los proveedores de salas de datos virtuales proponen distintos paquetes de servicios que el cliente debe evaluar según los factores que detallamos previamente, para adaptarlos a las necesidades específicas de su empresa.

¿Los proveedores de VDR ofrecen descuentos por sus servicios?

Sí, muchos proveedores de salas de datos virtuales tienen descuentos y ofertas especiales para sus clientes. Aquí hay algunos ejemplos de cómo puede ahorrar dinero al contratarlos:

1. Onehub: Hasta un 20% de descuento para usuarios de facturación anual
2. Box: Una sala de datos virtual de Box tiene un 25% de descuento para suscripciones anuales
3. DealRoom: Puede ahorrar $250 al comprar los paquetes Pipeline Only o Single Project
4. Clinked: Tiene un descuento anual del 16% y uno de dos años del 35%
5. Citrix ShareFile: Esta solución VDR ofrece un 10% de descuento para la suscripción anual

¿Cómo elegir una sala de datos virtual?

Esta lista de verificación le servirá de guía al momento de elegir la VDR más apropiada para su empresa:

1. Identifique sus necesidades
2. Establezca su presupuesto
3. Descubra su nicho de negocios
4. Elija una prueba gratuita si necesita probar varias opciones
5. Determine qué plataforma es más conveniente para usted: Mac, Windows, Linux, móvil o VDR basado en web
6. Evalúe la cantidad de almacenamiento de datos que necesita. Algunos proveedores no disponen de espacio de almacenamiento ilimitado, así que debe saberlo antes de contratar el servicio
7. Compare precios y otros criterios en nuestra tabla de comparación de VDR
8. Elija el plan que mejor se adapte a sus necesidades virtuales

Aunque el precio es importante, no es el factor más determinante al escoger una VDR. Todas las salas virtuales de datos ofrecen características y funcionalidades únicas, por lo que es fundamental contratar un servicio que satisfaga las necesidades de su empresa, considerando el costo como un factor adicional.

Resumen

1. Las salas de datos virtuales tienen estructuras de precios basadas en páginas, usuarios y capacidad de almacenamiento, con tarifas mensuales o anuales.
2. Los factores que influyen en el costo de una sala de datos virtual incluyen el número de usuarios, la capacidad de almacenamiento, la seguridad, las herramientas de gestión de documentos, el soporte al cliente y la integración con otros software.
3. Para un uso a corto plazo y un número limitado de usuarios, una tarifa flexible es más adecuada. En cambio, si el uso es a largo plazo y se requiere un número ilimitado de usuarios, una tarifa de suscripción fija es mejor.
4. El precio de una sala virtual de datos puede variar desde $0.40 a $0.85 por página, hasta miles de dólares anuales. Muchos proveedores ofrecen descuentos por suscripción anual.
5. Al buscar una solución de sala de datos virtual, considere cuánta capacidad de almacenamiento requiere, la cantidad de usuarios que tendrán acceso a la plataforma y qué funcionalidades necesita para un trabajo eficiente.

Y muy importante: el precio del software de una sala virtual de datos no debe ser el único factor clave para elegir un proveedor. Evalúe la experiencia que tiene en su industria, la reputación, las calificaciones, la calidad del servicio y las medidas de seguridad que le ofrecen para proteger sus documentos y la información confidencial.