Reseñas de salas virtuales de datos - Virtual Data Rooms

Eche un vistazo a los mejores proveedores de virtual data rooms según las clasificaciones globales. Compare precios y características de las salas virtuales de datos y elija el software que mejor se adapte a sus necesidades. Proporcionamos información y asesoramiento para ayudar a los clientes a comprender las tendencias del mercado de VDR, identificar oportunidades y hacer crecer sus negocios.

¿Qué es una sala virtual de datos?

Una sala virtual de datos (VDR), también conocida como sala virtual de negociación, es un repositorio seguro en línea que muchas empresas utilizan para almacenar datos importantes y compartir documentación confidencial. Por lo general, se utiliza para facilitar el proceso de diligencia debida en negocios a gran escala, como fusiones y adquisiciones.

El software de VDR permite a los usuarios compartir documentos y datos empresariales confidenciales por internet en un entorno controlado, así como interactuar con otros usuarios durante el proceso de negociación de manera completamente segura desde cualquier dispositivo y ubicación. Los usuarios de un software VDR pueden compartir fácilmente datos sensibles con terceros, como inversores o clientes, dentro de una plataforma en línea controlada.

En comparación con las salas de datos físicas, una sala de datos electrónica elimina la necesidad de tener documentos físicos, lo que reduce el desorden y el desperdicio de recursos. Además, una sala de datos digital ofrece funciones avanzadas de gestión y seguridad de documentos que ayudan a mejorar el flujo de trabajo y aumentar la productividad de un equipo, algo que las salas de datos tradicionales no pueden ofrecer.

A diferencia de las salas de datos físicas, una sala de datos en línea proporciona una plataforma de colaboración segura gracias a funciones de sala de datos como las secciones de preguntas y respuestas y de comentarios. En una sala de negociación, los usuarios pueden solicitar acceso a documentos necesarios en cualquier momento y obtener una respuesta rápida a las notificaciones instantáneas.

¿Quién proporciona servicios de salas de datos?

Los proveedores de salas virtuales de datos son proveedores certificados de software de almacenamiento seguro en la nube y repositorios de documentos. Los proveedores de VDR cumplen con los estándares digitales necesarios para garantizar la seguridad del flujo de documentos empresariales. La oferta actual de salas virtuales de negociación es enorme debido al creciente número de clientes. Los desarrolladores también están tratando de crear VDR que sean mejores que los anteriores y que puedan ofrecer mucho más que plataformas básicas de intercambio de archivos como Google Drive. Un usuario potencial debería dedicar tiempo a encontrar la mejor sala virtual de datos. Estas son las empresas que suministran un espacio en línea tecnológicamente avanzado para las necesidades empresariales.

Los proveedores de VDR eliminan cosas como:

• Peligros de fugas
• Contingencias asociadas con aspectos técnicos
• Flujo de transacciones incorrecto

Los servicios de los proveedores de VDR gozan de una gran demanda hoy en día. Los clientes reciben una plataforma electrónica para:

• Mantener la seguridad de datos 
• Intercambio seguro de datos
• Hacer acuerdos fluidos y sencillos

Los usuarios de las salas virtuales de datos (VDR) van desde pequeñas empresas emergentes hasta organizaciones de renombre mundial. Es fácil de explicar porque el compromiso de cualquier negocio con la seguridad no depende de su campo de actividad. Son los proveedores de salas de datos en línea los que ofrecen un producto que satisface esta necesidad urgente y muchas otras más. El software de sala de acuerdos suele ser una plataforma fácil de usar con acceso las 24 horas para personas autorizadas. En cualquier momento, es posible enviar documentos confidenciales y contactar con compañeros, socios y otras múltiples partes sin preocuparse por filtraciones u otros problemas.

Comparación de proveedores de salas virtuales de datos: los 6 mejores

Realicemos una comparación entre diferentes proveedores líderes en la industria para ayudarle a comparar y elegir la mejor sala de datos para las necesidades de su empresa.

5.0 / 5.0

Visitar web

Sobre iDeals

iDeals es un proveedor de VDR que tras 14 años de experiencia goza de gran confianza.

Sus clientes aclaman el software por su extrema facilidad de uso y servicios de marca blanca. Entre los clientes de iDeals se encuentran Deloitte, American Airlines y Toyota.

Gracias a las diversas funciones de seguridad de documentos, la capacidad de personalizar una sala de datos y un servicio de soporte excepcional, iDeals es elegido en muchas industrias y satisface las necesidades de empresas pequeñas, medianas y grandes.

Ventajas competitivas

Personalización

Puede personalizar la apariencia general de su sala de datos en línea. Esto incluye marcas de agua, logotipo, encabezados y pies de página, correo electrónico de invitación, configuración de idioma y términos de acceso.

Facilidad de uso

iDeals es un software basado en la nube, lo que significa que no se necesitan complementos adicionales. Esta sala de datos también ofrece aplicaciones móviles para Android e iOS y permite el acceso de inicio de sesión único y multilingüe.

Atención al cliente devota

Hay tres formas principales de contactar al equipo de soporte: correo electrónico, teléfono y chat. La velocidad de respuesta es rápida: 30 segundos en el chat y hasta 30 minutos por correo electrónico.

Precios flexibles

iDeals ofrece tres opciones de precios dependiendo de las necesidades del cliente. Cada plan viene con una lista de características que desbloqueas después de suscribirte. Todos los nuevos suscriptores también obtienen una prueba gratuita de 30 días.

Gran usabilidad y gestión de documentos.

Puede cargar fácilmente archivos en más de 25 formatos gracias al arrastrar y soltar y la carga masiva. La búsqueda en la documentación también se simplificará gracias al reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la búsqueda de texto completo y el indexado automático.

4.59 / 5.0

Sobre Datasite

Datasite ofrece un excelente servicio de salas de datos en unos 170 países de todo el mundo.

Los clientes eligen Datasite por ser un software líder en la industria que ofrece desde herramientas de seguridad de datos de primera categoría hasta soporte al cliente receptivo.

Datasite es principalmente una sala de datos para fusiones y adquisiciones (M&A), ya que se especializa especialmente en acuerdos de M&A, haciendo que todo el proceso de acuerdos sea sencillo y seguro.

Datasite es el mejor software de salas de datos para las necesidades de empresas medianas y grandes.

Ventajas competitivas

Comunicación incorporada

Datasite ofrece una sección de preguntas y respuestas integrada que permite configurar el flujo de trabajo, los roles y las categorías con facilidad.

Administradores ilimitados

Puede asignar tantos administradores como necesite, con clientes, bancos y postores ilimitados, todo incluido en un precio.

Análisis y informes

Para controlar todo el proceso de M&A, opte por los servicios de análisis que ofrece Datasite. Incluye paneles automatizados que puede exportar y filtrar para obtener la información que necesita.

Facilidad de uso y carga de datos

Subir grandes volúmenes de datos es fácil con el proveedor de VDR de Datasite gracias a las características de arrastrar y soltar, mover en masa y opciones de cambio de nombre. También puedes subir archivos zip de hasta 50 GB.

Gestión de datos suave

Gestionar datos también es sin dolor gracias a la búsqueda multilingüe, OCR, vista previa de archivos y categorías inteligentes de IA.

3.49 / 5.0

Sobre CapLinked

CapLinked es una sala de datos electrónica segura que se utiliza principalmente para ventas de activos, transacciones inmobiliarias, financiación y más. También es una de las mejores salas de datos para M&A.

Es una gran solución de VDR principalmente para grandes empresas y organizaciones de tamaño mediano, pero también puede ser utilizada por pequeñas empresas.

El conjunto de funciones de seguridad y gestión de datos que ofrece el proveedor de VDR CapLinked lo convierte en una solución atractiva entre los profesionales empresariales.

Ventajas competitivas

Excelente servicio al cliente

CapLinked se asegura de que cada cliente reciba asistencia profesional a tiempo cada vez que se presente tal necesidad.

Varias opciones de integración

CapLinked VDR data room le permite integrar de manera fluida su espacio en la nube con las aplicaciones con las que ya trabaja. Algunas de las integraciones permitidas son Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox y Salesforce.

Panel de actividad

Te permite monitorear toda la actividad realizada dentro de una sala de datos virtual VDR y recibir notificaciones inmediatas sobre todos los cambios realizados.

Colaboración directa

Las herramientas especiales introducidas por CapLinked hacen que la colaboración en el equipo y con múltiples partes sea más suave. Incluye mensajería instantánea, una sección de preguntas y respuestas y notificaciones de preguntas frecuentes.

Configuración fácil

Solo toma 10 minutos configurar la sala de datos segura de CapLinked.

4.71 / 5.0

Sobre Citrix ShareFile

Citrix ShareFile es uno de los principales proveedores de VDR para freelancers, startups y empresas de todos los tamaños.

Si busca una sala virtual de datos para fusiones y adquisiciones, desarrollo corporativo sencillo u otros acuerdos empresariales, Citrix ShareFile puede ser una buena solución de salas de datos.

Los clientes de más de 100 países eligen este software virtual de salas de datos por su precio flexible, seguridad avanzada y diversas funciones de gestión de datos.

Ventajas competitivas

Personalización

Con Citrix ShareFile, puede crear su propio espacio con marca que refleje su identidad comercial. Esto es exactamente lo que hace que los mejores proveedores de salas de datos virtuales se destaquen entre las opciones de almacenamiento físico.

Integración de Office 365

Esta característica permite automatizar el proceso de obtener aprobaciones y comentarios. También permite la edición y versionado de documentos en conjunto.

Precios transparentes y flexibles

Citrix ShareFile ofrece cuatro planes de precios que difieren en costo y conjunto de características proporcionadas. De esta manera, cada tipo de negocio puede obtener lo que desea a un precio justo. Todos los detalles de precios también se describen en el sitio web principal, que habla sobre una transparencia extrema.

Característica de sincronización de archivos

Este servicio le permite sincronizar carpetas y archivos desde su dispositivo local con los de un espacio de sala de datos en línea. De esta manera, todos los cambios que realice en su computadora también se mostrarán en una sala de datos virtual.

Almacenamiento posterior

Los suscriptores pueden disfrutar del generoso almacenamiento de alrededor de 50 GB.

Facilidad de uso

Citrix ShareFile permite una fácil accesibilidad y compartición de archivos con solo unos pocos clics. Además, ofrece un práctico complemento de correo electrónico y la capacidad de enviar archivos grandes sin errores.

3.87 / 5.0

Sobre ShareVault

ShareVault es una de esas soluciones de salas virtuales de datos que se adaptan a las necesidades de todo tipo de empresas: desde pequeñas empresas hasta empresas.

Este software basado en la nube ayuda a simplificar significativamente procesos como fusiones y adquisiciones, licencias, bancarrotas, reestructuraciones, recaudación de capital y otras transacciones comerciales.

Los servicios de ShareVault facilitan el proceso de diligencia debida y mejoran la calidad de la colaboración empresarial.

Ventajas competitivas

Gestión de datos conveniente

La carga de archivos es fácil gracias a la carga masiva. La navegación y gestión de datos son sencillas gracias a características como la capacidad de marcar archivos favoritos, desplazamiento infinito, búsqueda de texto completo, etiquetas jerárquicas y más.

Análisis de actividad

Rastree quién está viendo sus documentos, por cuánto tiempo y qué archivos reciben la mayor atención. Esto es fácil de hacer gracias a las características que ofrece ShareVault: auditoría, seguimiento de direcciones IP, informes interactivos y mapas de calor.

Control de documentos

La seguridad de los datos es lo que más importa cuando se trata de salas de datos. ShareVault ofrece muchas características orientadas a garantizar la información que comparte en línea: destrucción remota, controles de acceso granulares, fecha y hora de vencimiento, marcado dinámico de agua y más.

Experiencia de usuario suave

ShareVault es fácil de navegar para todos los usuarios, independientemente de su conocimiento técnico. El VDR ofrece visores de documentos de alto rendimiento, un reproductor de audio y vídeo seguro, hipervínculos entre documentos e una sección de preguntas y respuestas.

Soporte al cliente con conocimiento

El equipo de soporte es receptivo y está listo para ayudarle las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por teléfono, chat o correo electrónico.

4.52 / 5.0

Sobre DealRoom

DealRoom es una de las principales y mejores salas de datos, y la mayoría de las reseñas existentes son prueba de ello.

DealRoom garantiza una experiencia de fusión y adquisición sin problemas para todas las partes involucradas. Sin embargo, esta VDR se puede utilizar por diferentes motivos: desde el almacenamiento simple de datos corporativos hasta el envío confidencial de documentos durante negocios.

Los clientes eligen DealRoom por su interfaz fácil de usar y sus funciones de seguridad mejoradas

Ventajas competitivas

Herramientas de colaboración

DealRoom le permite enviar mensajes y asignar tareas tanto a usuarios internos como externos de VDR.

Panel de actividad

Puede realizar un seguimiento del progreso de la oferta, obtener informes completos sobre la actividad de los usuarios dentro de la sala de ofertas e investigar su compromiso.

Manejo de datos fácil

Subir archivos es sencillo gracias a la función arrastrar y soltar. También puede configurar permisos de visualización de 4 niveles y aplicar marcas de agua para mejorar la seguridad de sus datos.

Integraciones de terceros

DealRoom ofrece opciones de integración con herramientas modernas como Slack, Salesforce, Google Apps, Microsoft Teams, Idaptive y Okta.

Plantillas preconstruidas

Configurar una sala de tratos es aún más rápido con la ayuda de plantillas preconstruidas que ofrece DealRoom.

Mejores salas virtuales de datos para fusiones y adquisiciones (M&A)

Las salas de datos en línea para M&A son básicamente salas de datos utilizadas para acuerdos de M&A.

El vendedor sube toda la documentación necesaria sobre el negocio a la sala de datos en línea para que el comprador pueda revisar todos los detalles antes de tomar una decisión final.

Como no podría ser de otra manera, la seguridad y la confidencialidad que ofrecen los proveedores de VDR para M&A son lo más importante aquí, ya que un acuerdo de fusión o adquisición presupone compartir información confidencial con otras partes.

Básicamente, cualquier proveedor de VDR es adecuado para transacciones de M&A. Por lo tanto, al comparar distintos software de salas de datos, lo importante es considerar las necesidades de su negocio.

Los requisitos generales para un proveedor de M&A VDR son los estándares y características de seguridad. El resto de características depende del tamaño de su negocio y la duración del acuerdo de M&A.

Las grandes empresas requieren una amplia gama de funcionalidades de gestión de documentos porque trabajan con un gran volumen de datos. Además, cuanto más personas usen la tecnología VDR, mayor será la necesidad de soporte técnico personalizado.

Para las pequeñas empresas, la formación en línea sobre el trabajo con VDR y una lista básica de funciones de gestión de documentos son suficientes. Para los propietarios de pequeñas empresas, el precio es más importante que para las grandes corporaciones. Por lo tanto, el precio inicial de algunos proveedores de salas de datos electrónicas puede comenzar desde 900$ por mes, lo que será costoso para las pequeñas empresas y bastante aceptable para las grandes empresas.

Cómo elegir el software de la sala de datos: Guía de selección

Si bien la búsqueda de la VDR adecuada requiere mucho tiempo y esfuerzo, el proceso no es necesariamente difícil, especialmente si sigues nuestra guía de selección de soluciones de VDR.

La identificación de su objetivo juega un papel significativo en la elección de la mejor solución de sala virtual de datos para su negocio. Una vez tenga sus intenciones claras, puedes pasar a los pasos específicos para seleccionar un proveedor competente de VDR para tus necesidades.

1. Defina sus requisitos

Cada empresa y cada proyecto son únicos. En base a sus propósitos, el tamaño de la empresa, las especificidades de la industria y muchos otros factores, deberás navegar entre planes de VDR disponibles y soluciones flexibles de sala de virtual datos adaptadas. A continuación, se presentan dos factores esenciales a tener en cuenta en esta etapa:

Personas. Comience por listar a todos los que podrían necesitar acceso a la VDR. Pregúntese:

• ¿Son los principales tomadores de decisiones o toda la empresa?
• ¿Qué nivel de acceso tendrá cada miembro?
• ¿Todos los usuarios potenciales de VDR son expertos en tecnología?

Aparte del lado estrictamente técnico de la selección de VDR y considerando el factor humano, estas preguntas le ayudarán a tomar la decisión correcta al seleccionar la herramienta adecuada, así que asegúrese de tener en cuenta a todos los posibles usuarios.

Datos. Otro aspecto a contemplar es los datos que va a almacenar y compartir a través de la VDR. Pregúntese:

• ¿Cuál es el volumen de los datos que almacenaremos?
• ¿Cuáles son los tipos de archivos principales en los que confiamos en la comunicación diaria de negocios?
• ¿Qué niveles de confidencialidad necesitará la organización?
• ¿Qué posibilidades de descarga permitirán un intercambio de datos rápido?

Planificar la estructura de la VDR de antemano es un excelente recurso para manejar los datos de manera segura y efectiva. Con el esquema de lo que espera de un proveedor de VDR adecuado, estará listo para pasar al siguiente paso: enumerar las características distintivas que buscará en varias soluciones de sala virtual de datos.

2. Considere las características necesarias

Si esta es su primera vez lidiando con VDR, es posible que no sepa las opciones que generalmente están disponibles. Es importante comprender la distinción entre el almacenamiento de datos rudimentario y una VDR. Mientras que las soluciones de almacenamiento típicas ofrecen diferentes enfoques para la protección de datos, como la carga, visualización, descarga y a veces la edición menor, las funcionalidades de una sala de datos virtual van mucho más allá.

El manejo de datos habilitado por una VDR puede involucrar muchas dimensiones de avances tecnológicos. Por ejemplo, puede limitar o restringir el acceso a secciones particulares de la sala de datos, colocar marcas de agua en documentos sensibles, rastrear descargas, desactivar capturas de pantalla y más. Los proveedores de VDR establecidos también le brindarán acceso a una variedad de servicios profesionales y administrativos, como la traducción o el escaneo de documentos, por una tarifa adicional. Esto es algo que simplemente no está disponible con  servicios básicos de envío de archivos o una sala de datos física.

En la tabla a continuación hemos enumerado las características más comunes que un proveedor confiable de salas de datos en línea debería ofrecer.

3. Asignar el presupuesto

La asignación de presupuesto es un paso breve pero vital al buscar la solución de VDR más adecuada. Ya sea que tome la decisión usted mismo o presente las VDR a sus superiores, tenga en cuenta que la funcionalidad y eficacia de la VDR siempre estarán relacionadas con el coste de uso. Aún así, esto no significa que configurar una sala de negociaciones sea innecesariamente caro.

Como veremos más adelante, las políticas de precios de los proveedores de VDR se basan en la oferta de servicios y los requisitos específicos de su empresa. Siempre y cuando esté tratando con un proveedor confiable, tendrá la oportunidad de conocer y comprender el por qué de los precios antes de tomar cualquier decisión.

4. Comparar opciones

La oferta actual de servicios de salas virtuales de datos  es impresionante. Esto se debe al creciente número de clientes y a que los desarrolladores intentan siempre crear algo mejor a los anteriores. Por eso mismo, un usuario potencial debería dedicar tiempo a encontrar la herramienta más adecuada. Estas difieren en muchas características, entre ellas:

• El conjunto de funciones
• La disponibilidad de profesionales de soporte técnico
• El nivel de seguridad

Para elegir la mejor opción, cada cliente debe considerar estos y muchos otros aspectos. Algunas empresas se guían por el precio, otras por la calidad. En cualquier caso, cada director debe recordar que el trabajo en equipo y la seguridad de los datos dependen de esta adquisición. Sin embargo, el alto coste no siempre significa servicios de negociaciones virtuales.

Por tanto, es necesario prestar la máxima atención a los siguientes factores. Comparar las soluciones de salas virtuales de datos disponibles es la fase que más tiempo consume. Considere usar los siguientes criterios para identificar a los proveedores de VDR más adecuados.

Seguridad

Garantizar la seguridad de sus datos es crucial cuando se trata de compartir documentación a través de VDR. Al comparar, busque funcionalidades como autenticación de dos factores, caducidad de accesos, múltiples niveles de permisos y limitaciones de acceso basadas en direcciones IP. Tome nota de los certificados con los que cuenta el proveedor para garantizar el cumplimiento con los principales estándares de seguridad. Busque soluciones de salas virtuales de datos que exhiban certificaciones como SOC 1 y SOC 2, ISO 27001, HIPAA, GDPR y PCI DSS.

Implementación

Cada VDR ofrece un cierto nivel de adaptabilidad cuando se trata de sistemas operativos y dispositivos. La solución ideal debería ser igualmente funcional en todas las plataformas utilizadas mayoritariamente, ya sea iOS o Android, Windows, Linux o macOS. No debería tener que instalar numerosos complementos o escribir una sola línea de código. Fíjese también en los lugares de alojamiento de datos sugeridos. La mayoría de los proveedores utilizan nubes públicas y múltiples centros de datos internacionales;los seleccionados también podrían ofrecer almacenamiento físico y un centro de datos preferible para el usuario.

Soporte

Puede juzgar la efectividad de cualquier proveedor en base a la disponibilidad de su soporte al cliente, canales de contacto, tiempo de respuesta y capacidad de ofrecer un equipo dedicado para ayudarlo en su experiencia VDR. El soporte técnico ideal debería permitirle comunicarse en varios idiomas, tener acceso a un miembro del equipo las 24 horas, los 7 días de la semana y tener la opción de comunicarse a través de chat en línea, por teléfono o por correo electrónico.

Gestión de usuarios

El proveedor de VDR que elija debería darle la opción de restringir la accesibilidad por ubicación o por función, establecer múltiples niveles de accesibilidad y rastrear la actividad de todos los usuarios dentro de la plataforma. Para garantizar una experiencia efectiva para todos, busque características como invitaciones en masa, permisos ajustables de visualización de Excel, notificaciones de usuario y configuración de grupos simplificada.

Interfaz

En lo que se refiere a la interfaz de una VDR, lo importante es contar siempre con una configuración clara e intuitiva, tanto para el CFO como para un contable junior. Un VDR con una interfaz bien pensada debería ofrecer amplias opciones de implementación, inicio de sesión único para todos los proyectos y un conveniente desplazamiento para la navegación entre miles de archivos. Además de una IU simple y completa, es posible que también desee aprovechar la personalización de VDR. De esta manera, su marca corporativa estará presente en cada paso del camino y la priorización de funciones cumplirá con sus necesidades específicas.

A continuación tenemos otra lista de preguntas para ayudar a los usuarios con la elección de una sala virtual de datos. Estas tienen que ver con lo fácil que debería ser trabajar en la plataforma y con su accesibilidad.

• ¿Con qué sistemas operativos puede coexistir?
• ¿Está disponible en dispositivos móviles?
• ¿Qué tan moderno y accesible es el diseño de la interfaz?
• ¿Cuántos pasos se requieren para invitar a nuevos miembros o subir datos?
• ¿La VDR es accesible todo el tiempo? ¿Existen restricciones?

Precios

Las políticas de precios corresponden a diferentes pautas en la mayoría de los proveedores. Algunos cuentan con políticas de precios por página o por almacenamiento, con lo cual el coste final depende de la cantidad de datos que necesite. Otras soluciones se basan en el modelo por usuario, donde se paga por la cantidad de “asientos”. Un modelo de precios alternativo ofrece una tarifa mensual fija, que depende del paquete que elija. Algunos ofrecen una capacidad limitada de almacenamiento de datos, mientras que otros permiten una experiencia empresarial personalizada con administradores ilimitados y espacio de almacenamiento sólido. El coste final dependerá de la tarea, la cantidad de datos, la cantidad de usuarios y la política de precios que elija.

5. Lea las reseñas

Comience revisando las reseñas presentadas en el sitio web del proveedor de VDR elegido. Las empresas que han estado en el mercado por un tiempo suelen acumular una cantidad decente de evaluaciones fiables.

Pero no se detenga en las reseñas internas. Tómese el tiempo de leer sitios de terceros para entender mejor a cada proveedor de VDR. Revise las reseñas de clientes en plataformas como Trustpilot o Software Advice, así como las opiniones de los empleados de la empresa en Glassdoor, por ejemplo. Tener en cuenta tanto las reseñas internas como las externas de la sala virtual de datos le dará una buena idea de la eficacia y ética del proveedor.

6. Solicite una prueba gratuita

Justo antes de tomar la decisión final entre los proveedores considerados, aproveche la oportunidad de utilizar sus servicios de forma gratuita durante al menos un mes. A diferencia de las salas de datos físicas, la mayoría de las modernas salas de negociación virtuales ofrecen pruebas gratuitas. Trate de evitar a proveedores de VDR que no cuenten con períodos de prueba gratuitos, ya que podría significar que no tienen mucho que ofrecer y no pueden sostenerse solo con los cargos iniciales.

Al discutir cualquier problema con el proveedor de la sala de datos, el cliente se asegurará de que está obteniendo la mejor solución de VDR. A veces, el servicio termina con la instalación del software. En esos casos, los usuarios se quedan solos con problemas y preguntas sin respuesta:

• ¿La oferta incluye una prueba gratuita? Es más importante de lo que parece a primera vista. Sin una demostración, corre el riesgo de que le vendan gato por liebre. Al tener la oportunidad de probar un producto, un comprador ve razones para la inversión, a veces bastante costosa.
• ¿La oferta incluye soporte técnico? Al ignorar este problema, la organización se niega a sí misma la asistencia profesional ante posibles situaciones de fuerza mayor.
• ¿Es posible solicitar opciones adicionales después de instalar la sala de datos electrónica? Nadie puede prever nuevas necesidades mañana. Los mejores proveedores de salas de datos no excluyen tal posibilidad, por lo que suelen crear  un programa flexible.
• ¿Qué tan eficiente es la capacitación para el personal de la empresa? Todos los directores quieren ver que cada uno de los integrantes del equipo se acostumbre rápidamente al nuevo formato de trabajo. De lo contrario, lo que debería ser de gran beneficio llevará a retrasos.
• ¿Es posible instalar integraciones preferidas? Esto es importante para las empresas que tienen flujos de trabajo ya establecidos y están acostumbradas a ciertas herramientas como Microsoft OneDrive o Slack. En estos casos, puede ser importante mantener esos flujos de trabajo con la VDR.
• ¿Se permite el acceso remoto? En caso de que el dispositivo sea robado o perdido, una empresa debería tener un control completo de acceso a los datos confidenciales para que puedan ser eliminados de forma remota y así evitar filtraciones de datos.

Una prueba gratuita de la sala de datos debería darle una idea de cómo se ajustan sus requisitos al software elegido. Además, puede aprovechar el tiempo gratuito para preparar futuros procedimientos, subir y organizar todos los documentos y establecer las limitaciones de acceso adecuadas.

7. Comience a usar el VDR

Después de encontrar la solución perfecta entre toda la oferta de VDR,  podrá comenzar a beneficiarse del software que mejor se adapte a sus necesidades y que hará que el proceso de gestión de datos confidenciales sea agradable para todos los involucrados.

Usos del software de sala de datos

Las salas virtuales de datos se utilizan en casi cualquier situación en la que se necesite brindar acceso confidencial a cierta información a un grupo de personas. Con mayor frecuencia, una VDR se emplea para las siguientes tareas:

• Análisis de documentación corporativa
• Creación de un repositorio de documentos corporativos
• Realización de una auditoría antes de una transacción de fusión y adquisición (M&A)
• Preparación de documentos para la OPI de la empresa
• Comunicación con inversores y banqueros de inversión
• Procedimientos de quiebra y reestructuración
• Análisis de código sin el riesgo que implica transferirlo a otros contratistas

El primer paso para filtrar posibles soluciones VDR es definir su objetivo principal. El manejo de datos confidenciales se aplica a muchos casos de uso y los detalles de cada uno de ellos deben corresponder con la funcionalidad y características de la VDR.

Evidentemente, las salas virtuales de datos se utilizan ampliamente en muchas industrias y negocios. Es la mejor solución cuando se necesita un repositorio confiable para almacenar de forma segura datos corporativos confidenciales y gestionar importantes transacciones. A continuación veremos los casos de uso más comunes de las salas de datos.

Fusiones y adquisiciones

Una sala virtual de datos para M&A se utiliza principalmente durante el proceso de due diligence en el cual los compradores potenciales revisan grandes cantidades de documentación. Una sala de datos para M&A permite el intercambio seguro de su información confidencial sin posibles filtraciones. Con la implementación de un software de VDR, se facilita el proceso de due diligence y se aumentan las posibilidades de cerrar el trato de manera más rápida y eficiente. Y incluso si la transacción falla, sus datos corporativos permanecen protegidos y no se revelan.

Repositorio corporativo

El software VDR es la mejor solución para almacenar grandes cantidades de información corporativa, sin importar el tamaño de su empresa. Proporciona gestión del ciclo de vida de su documentación empresarial y le permite tener un control total sobre ella. Puede almacenar archivos de casi todos los formatos: desde vídeos hasta presentaciones y más. Además, la mayoría de los proveedores de salas de datos ofrecen la capacidad de obtener informes sobre cómo funcionan sus documentos y qué acciones toman los usuarios dentro de la sala de datos en línea, algo que no pueden ofrecer las salas de datos físicas tradicionales. Esto le permite hacer un seguimiento de todos los procesos de la empresa y mejorarlos a tiempo cuando sea necesario.

Manufactura

La industria manufacturera suele tratar con contratos y proyectos multimillonarios. Este tipo de negociaciones de alto riesgo necesitan una eficiente gestión y alta confidencialidad. Las salas de datos no solo permiten la fácil colaboración y distribución de documentos privados durante los acuerdos de fabricación, sino que también proporcionan un alto nivel de seguridad para todos los documentos confidenciales compartidos.

Propiedad intelectual

Las múltiples capas de seguridad en las salas de datos aseguran que todas las patentes, derechos de autor, secretos comerciales y marcas comerciales se mantengan alejados de miradas no deseadas.

Sindicación de préstamos

Cuando se maneja un proceso de sindicación de préstamos, es importante mantener toda la información confidencial del prestatario. Por otro lado, un prestamista querrá tener fácil acceso a toda la documentación para analizar la historia crediticia del prestatario, evaluar la facilidad y comentar sobre los términos y condiciones propuestos. Las soluciones de salas virtuales de datos ofrecen un envío seguro de archivos y funciones para la colaboración efectiva.

Procesos de litigio

Durante un proceso de litigio, es extremadamente importante contar con un alto nivel de seguridad ya que suele trabajar con mucha documentación confidencial. La mayoría de los proveedores modernos de VDR ofrecen una gama de servicios de seguridad destinados a proteger los datos de los clientes, por lo cual suelen ser utilizados en procesos de litigio.

Contabilidad

La contabilidad presupone trabajar con muchos datos financieros confidenciales. Por eso mismo, la seguridad de esos datos es de la máxima importancia. Esto es lo que las salas de datos pueden ofrecer.

A través de las salas virtuales de datos, se pueden intercambiar documentos sin preocuparse de que terceros tengan acceso a ellos.

Gestión inmobiliaria

La industria inmobiliaria requiere compartir muchos documentos con posibles compradores.

Por eso, los agentes inmobiliarios aprovechan la tecnología segura de las salas virtuales de datos. Puede cargar todos los archivos necesarios en la VDR para que los clientes potenciales los revisen antes de cerrar el trato. Además, la función de firma electrónica que ofrecen la mayoría de los proveedores elimina la necesidad de organizar numerosas reuniones presenciales y acelera las transacciones inmobiliarias.

Obtenga más información sobre lo que puede hacer una sala virtual de datos en un mercado inmobiliario en ascenso.

Oferta pública inicial (OPI)

Al decidir salir a bolsa, debe estar preparado para reunir y divulgar grandes cantidades de documentación relacionada con la empresa. Al igual que con una M&A, este es un proceso extremadamente laborioso.

Dado que no solo los posibles inversores, sino también otros expertos de terceros como los suscriptores tendrán acceso a sus datos, las medidas de seguridad son de suma importancia.

Los servicios de una sala virtual de datos son la solución a ambos problemas.

Obtenga más información sobre los beneficios de usar una sala virtual de datos para una OPI.

Recaudación de capital

La recaudación de fondos también es un proceso complicado y que requiere de mucho esfuerzo. Para atraer inversores y obtener fondos, debe proporcionar toda la información necesaria sobre su empresa.

Con la mejor sala virtual de datos, este proceso se hace más fácil gracias a la carga fluida y la gestión sencilla de los datos.

Además, los procesos de due diligence se simplifican y mejoran, ya que todos los posibles inversores y otras partes interesadas pueden acceder a sus archivos desde cualquier lugar del mundo a través de un enlace seguro. Además, la mayoría de los proveedores ofrecen una sección de preguntas y respuestas donde los usuarios pueden hacer cualquier pregunta que surja y obtener respuestas rápidas.

Capital privado

Las firmas de capital privado necesitan soluciones de VDR para almacenar con éxito y seguridad todos los contratos de fusiones y adquisiciones (M&A), así como cualquier otra documentación confidencial.

A menudo, estas empresas tienen varios posibles acuerdos en proceso. Un software confiable de VDR es importante para administrar múltiples proyectos simultáneamente.

Quiebra y reestructuración

Cuando una empresa está en proceso de quiebra y reestructuración de la gestión de proyectos, cada detalle es importante.

Las mejores VDR permiten almacenar grandes cantidades de información en un solo lugar. Dado que todo el proceso involucra a partes interesadas de diferentes lugares o departamentos, se requiere un alto nivel de seguridad y colaboración efectiva. Esto es lo que también proporcionan las salas de negocios virtuales.

Ciencias de la vida

La principal preocupación de las empresas modernas de atención médica y biotecnología es la total seguridad de sus datos confidenciales como diversos resultados de investigación e información sobre pacientes.

Esa también es la razón por la cual optan por los servicios de VDR. Las salas virtuales de datos simplifican todo el proceso científico gracias a las numerosas características de seguridad, herramientas de colaboración y acceso las 24 horas del día.

Banca

La banca, especialmente la banca de inversión, es el caso de uso más común de las soluciones VDR.

Los bancos y otras instituciones financieras siempre cuentan con mucha información confidencial que almacenar: desde transacciones financieras hasta contratos comerciales. Las salas de datos electrónicas ofrecen almacenamiento seguro en la nube para todos esos datos.

Los mejores proveedores de salas de datos también permiten una colaboración sencilla entre las partes involucradas, fácil acceso en cualquier momento del día y un equipo de soporte dedicado que esté listo para ayudar cuando se le necesite.