¿Qué es una virtual data room? Base de conocimiento

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¿Qué es una sala virtual de datos (VDR) ?

Una virtual data room (VDR, por sus siglas en inglés) es una forma de repositorio en línea de alta seguridad que usan muchas compañías para almacenar y compartir documentos confidenciales. Los usuarios de un software de VDR  pueden compartir archivos fácilmente con terceros, como inversores o clientes, dentro de un ambiente controlado.

  • Data room en línea, data room digital y data room electrónica son sinónimos de data room virtual.

Una data room electrónica elimina la necesidad de tener documentación física, reduciendo así el desorden y el consumo de papel. Además, una data room digital ofrece una gestión avanzada de documentos y funcionalidades de seguridad que ayudan a mejorar el flujo de trabajo y la productividad de equipos. Una data room en línea ofrece un espacio seguro para una mejor colaboración y comunicación gracias a funciones como secciones para preguntas y comentarios. En la dealroom de una data room, los usuarios pueden solicitar el acceso a documentos necesarios en cualquier momento y obtener una respuesta rápida con notificaciones inmediatas.

¿Cómo es la interfaz de una VDR? 

Una data room en línea cuenta con una interfaz fácil de navegar, algo bueno para usuarios con poca o nula experiencia usando data rooms. El panel general brinda a los usuarios un resumen de los archivos y la actividad de usuarios dentro de la VDR.

Además, la mayoría de los proveedores de data rooms digitales cuentan con materiales de formación para ayudar a nuevos usuarios a descubrir más sobre las herramientas y la navegación en una virtual data room.

Seguridad de una virtual data room 

Los proveedores de VDR ofrecen funcionalidades que garantizan la seguridad de almacenamiento en línea y de acceso gracias al cumplimiento con estándares internacionales. Por ejemplo, la mayoría de plataformas cuenta con certificación de seguridad ISO 27081, considerada la más importante para sistemas de almacenamiento en la nube.

Las VDR ofrecen medidas de seguridad que demuestran su fiabilidad y apuesta exhaustiva por proteger documentos en línea. Las herramientas para el envío seguro de datos incluyen copias de respaldo recurrentes, cifrado AES-256, marcas de agua, autenticación de múltiples factores y logs de actividad.

Las ventajas de usar un software VDR

Entre los principales beneficios de usar una virtual data room se encuentran:

  1. Garantías para la seguridad de datos. Al usar una data room, puede estar seguro de que sus archivos estarán protegidos. Las mejores VDR ofrecen el más alto nivel de seguridad al cumplir con estándares internacionales y disponer de funciones de seguridad avanzadas.
  2. Control completo de gestión de documentos. Dentro de una data room, sus documentos estarán completamente bajo su control. Gracias a funciones de seguimiento y análisis, los administradores pueden monitorear todos los procesos dentro de la plataforma y detectar cualquier actividad que parezca sospechosa.
  3. Fácil acceso y disponibilidad. Los usuarios que tengan acceso a una virtual data room pueden trabajar en ella de manera remota. Es más, una VDR es compatible con interfaces web y aplicaciones móviles para iOS y Android, facilitando el trabajo desde cualquier dispositivo.
  4. Mayor transparencia. Una VDR es un espacio controlado, con lo cual toda actividad queda registrada con un archivo log de cada acción. Los datos de los informes de actividad le ayudarán a identificar errores y evitar cualquier malentendido o trabajos duplicados.
  5. Costes reducidos. Una VDR es una herramienta muy rentable dado que elimina la necesidad de contar con una data room física, el tener que gestionar papeleo y la necesidad de gastar en viajes y alojamiento para todas las personas involucradas. Además, ayuda a evitar los gastos económicos asociados con una filtración de datos.

Virtual data room vs almacenamiento en la nube

Las plataformas de almacenamiento en la nube y las data rooms difieren en funcionalidad, seguridad y precios. Las funcionalidades de seguridad del almacenamiento en la nube son bastante básicas, mientras que las de las data rooms en línea son más robustas y cuentan con más opciones de seguimiento, así como cifrados y certificados de estrictos estándares de seguridad. Las herramientas de almacenamiento en la nube no cuentan con opciones para la gestión de documentos o colaboración, ni equipo de soporte en caso de que tenga algún problema.

Al realizar transacciones complejas, las compañías eligen soluciones de VDR gracias a su amplia gama de herramientas y prácticas de seguridad de primer nivel. Si bien el almacenamiento en la nube puede ser una opción más asequible, las data rooms ofrecen una variedad de planes de precio, así que puede elegir la que mejor se ajuste a su presupuesto.

¿Qué funciones ofrecen las virtual data rooms? 

La mayoría de las funcionalidades de una VDR mejoran el flujo de trabajo y la gestión de documentos. Las funciones más comunes incluyen gestión de documentos integrada, herramientas de seguridad, opciones de permisos, panel de control con analíticas personalizables y una sección para preguntas y respuestas.

Al utilizar de manera eficiente las funcionalidades de una VDR podrá obtener mejores resultados y optimizar sus procesos durante una transacción de M&A. Estas funciones le ayudan a gestionar y organizar sus documentos de manera más eficiente.

¿Qué es una data room para M&A? 

Las data roms para M&A son consideradas un ambiente seguro para fusiones y adquisiciones. Los datos confidenciales pueden ser almacenados y compartidos fácilmente con todas las partes involucradas en transacciones corporativas dentro de una data room. Una data room para M&A ofrece a los usuarios la funcionalidad necesaria para garantizar una colaboración fluida y acelerar los flujos de trabajo.

¿Qué industrias usan VDR? 

Compañías de todos los tamaños usan virtual data rooms. La herramienta es reconocida por su alta seguridad en datos empresariales, sus opciones para compartir y almacenar datos de manera segura y su capacidad para simplificar operaciones de due diligence, fusiones y adquisiciones. Estos son los tres usos más comunes de un software de VDR.

Las virtual data rooms también son muy útiles en los siguientes escenarios:

  • Financiación. Las VDR sirven como plataformas en las que las empresas pueden compartir su información confidencial con inversores potenciales en el proceso de recaudar fondos.
  • Comunicaciones con junta directiva. Las data rooms garantizan la seguridad de la comunicación con todos los miembros del equipo en diferentes etapas del ciclo de transacción.
  • Consultoría. La privacidad es una prioridad para toda consultora. Una data room ofrece un ambiente controlado para rastrear todas las interacciones de los usuarios.
  • Manufactura.  Los nuevos diseños e información de productos pueden ser compartidos y debatidos fácilmente dentro de una data room, algo muy útil en el sector manufacturero.

Las industrias que más utilizan estas plataformas son:

  • Tecnología. Muchas compañías del sector tech usan data rooms para compartir documentos importantes con equipos de manera remota.
  • Banca de inversiones. Procesos como OPV, búsqueda de capitales y M&A involucran grandes cantidades de documentos. Usar una virtual data room facilita estas transacciones.
  • Capital privado y capital riesgo. Las compañías en estos campos suelen tener varios procesos abiertos de manera simultánea. Usar una VDR permite a los equipos organizar estas transacciones de manera segura y precisa, reduciendo así el riesgo de errores.
  • Sector legal. Este campo es conocido por tener que gestionar inmensas cantidades de documentos físicos. El poder usar documentos electrónicos cambia todo por completo. Permite a los usuarios agilizar el proceso de compartir documentos en diferentes procedimientos.
  • Ciencias de la vida. Las compañías que trabajan en el campo de las ciencias de la vida requieren los más altos niveles de seguridad para almacenar archivos de pacientes, resultados clínicos y demás información confidencial. Las data rooms virtuales ofrecen soluciones seguras que cumplen con los estándares de seguridad más estrictos como HIPAA.
  • Startups. Las startups pueden usar data roms para procesos importantes como financiación. Es más, un software de data room permite a las startups analizar los intereses de los inversores.

Cómo configurar un software de VDR

Configurar un software de VDR es un proceso muy sencillo. Existen varios pasos importantes para asegurar que la plataforma esté lista para ser usada en transacciones complejas. Estos son:

  1. Elegir una data room que se ajuste a sus necesidades. Antes de apostar por una VDR, tiene que estar seguro de haber elegido el software que mejor cumpla con sus requerimientos y los de su compañía.
  2. Crear una estructura de archivos para organizar la data room. Recomendamos crear un plan o un mapa que pueda seguir para organizar y estructurar la data room.
  3. Recopilar y subir los documentos necesarios. La mayoría de VDR ofrecen la opción para subir en grandes cantidades, haciendo el proceso mucho más fácil y rápido.
  4. Configurar los niveles y permisos de acceso. Debe saber exactamente quién es responsable de cada tarea para que pueda otorgarle acceso a los documentos correctos.
  5. Invitar a usuarios a la data room. Una vez haya subido y organizado los documentos y haya asignado los permisos de acceso, puede empezar a invitar a miembros de su equipo y a otros participantes a la data room.

¿Cómo elegir la plataforma de data room adecuada?

La plataforma de data room adecuada ofrecerá las funcionalidades que cumplan con sus necesidades. Para ello tendrá que determinar primero qué es lo que espera y qué objetivos quiere conseguir usando esta herramienta. Investigue acerca de las opciones de cada virtual data room y decida cuál es la que mejor se ajusta a sus necesidades.

Existen varias plataformas dedicadas al análisis de software y donde podrá encontrar información muy útil sobre diferentes proveedores. Puede comparar los que más le interesen y decidir cuál de ellos presenta la mejor opción.

También recomendamos que lea reseñas y tenga en cuenta las recomendaciones de otros profesionales en su industria para saber más sobre la experiencia de otros usuarios usando la VDR.

Existen algunas diferencias en la funcionalidad, accesibilidad, interfaz de usuario y costes para cada proveedor. Algunas plataformas cuentan con paquetes de funcionalidades, diferentes planes de precio, prácticas de seguridad y usabilidad. Estos son aspectos clave que varían de una plataforma a otra. Actualmente, existen tantas opciones de data rooms en el mercado que cualquier empresa podrá encontrar la que mejor se ajuste a sus necesidades.

Precio de una virtual data room

El precio de una VDR depende de muchos factores, incluyendo el número de usuarios, la capacidad de almacenamiento y funcionalidades adicionales. Diferentes proveedores ofrecen una variedad de precios y planes de suscripción para que pueda elegir la que más se ajuste a sus necesidades.

La mayoría de las virtual data rooms son mucho más caras que las aplicaciones básicas para el almacenamiento en la nube. Esto es porque las VDR ofrecen medidas de alta seguridad, servicio de soporte 24/7 y actualizan sus herramientas regularmente. Como resultado, la mayoría de data rooms tienen un precio a partir de los 129 dólares al mes.

Conclusión 

Una virtual data room es una herramienta de negocio muy potente que puede ser aplicada a una variedad de industrias. Las funcionalidades de una VDR le ayudarán a mejorar la productividad de su equipo, agilizar su flujo de trabajo y mejorar la colaboración, llegando así a mejores resultados y cerrando transacciones importantes más rápido y con menos recursos.